Kemampuan administrasi bisa membantu Anda untuk menjadi terorganisir dengan baik, komunikator yang kuat dan meningkatkan kemampuan layanan pelanggan Anda. Sementara kemampuan administrasi tentu penting dalam peran administrasi seperti manajer kantor dan resepsionis, mereka juga membantu dalam hampir semua pekerjaan. Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dekat apa itu kemampuan administrasi, mengapa kemampuan itu penting, dan bagaimana Anda bisa meningkatkannya.
Daftar isi
Apa Itu Kemampuan Administrasi?
Kemampuan administrasi adalah kualitas yang membantu Anda menyelesaikan tugas yang terkait dengan pengelolaan bisnis. Ini mungkin melibatkan tanggung jawab seperti pengarsipan dokumen, pertemuan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal, menyajikan informasi penting, mengembangkan proses, menjawab pertanyaan karyawan dan banyak lagi. Ada banyak kemampuan administrasi yang membantu Anda melakukan tanggung jawab ini dengan cara yang efisien dan berkualitas.
Mengapa Kemampuan Administrasi Penting?
Kemampuan administrasi penting karena mereka menjaga proses bisnis berjalan lancar. Setiap organisasi yang sukses dan efisien harus mempunyai profesional administrasi yang mempunyai kemampuan yang kuat di bidang ini, serta kontributor individu yang mempunyai kemampuan administrasi yang baik.
Contoh Kemampuan Administrasi
Ada banyak soft skills dan teknis yang berkontribusi pada seperangkat kemampuan administrasi yang kuat. Sementara kemampuan teknis yang diperlukan untuk tugas-tugas administrasi bisa bervariasi dari bisnis ke bisnis (seperti kemahiran dengan perangkat lunak atau platform tertentu), ada beberapa soft skills atau “interpersonal” yang umum di antara orang-orang dengan kemampuan administrasi yang kuat.
Berikut adalah beberapa contoh kemampuan administrasi:
1. Organisasi
Kemampuan organisasi yang kuat untuk menjaga ruang kerja dan kantor yang Anda kelola agar teratur. Mempunyai meja, komputer, dan kalender yang teratur bisa membantu Anda menyelesaikan tugas administrasi dengan kualitas dan waktu yang efisien. Profesional administrasi mungkin juga bertanggung jawab untuk mengatur lemari persediaan, sistem pengarsipan, proses, dan banyak lagi.
2. Komunikasi
Komunikasi adalah kemampuan penting yang harus dimiliki saat melakukan tugas administrasi. Anda harus bisa mengkomunikasikan proses dan informasi kepada orang lain, menanggapi pertanyaan dan permintaan dengan jelas, dan banyak lagi. Anda juga harus bisa menggunakan berbagai jenis komunikasi termasuk komunikasi verbal, nonverbal, tertulis dan visual.
3. Kerja Tim
Mempunyai kemampuan kerja tim yang kuat bisa membantu Anda saat berkolaborasi dalam proyek administrasi, mengembangkan proses baru, berkomunikasi, dan menerapkan proses baru, atau mendelegasikan tugas. Menjadi rekan tim yang baik termasuk melatih empati, kerendahan hati, dan menjadi komunikator yang baik.
4. Pelayanan Pelanggan
Dalam administrasi, adalah umum untuk menjawab pertanyaan untuk orang lain atau melakukan tugas-tugas tertentu yang orang lain tidak bisa melakukannya sendiri. Tanggung jawab ini bisa dilakukan dengan baik dengan kemampuan melayani pelanggan yang kuat yang mencakup mendengarkan secara aktif, menetapkan harapan, dan komunikasi.
5. Tanggung Jawab
Tugas yang berkaitan dengan administrasi seringkali penting untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan secara efisien. Jadi, mempunyai tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan berkualitas tanpa banyak pengawasan sangat penting.
6. Manajemen Waktu
Karena ada begitu banyak tanggung jawab yang berbeda yang terlibat dalam administrasi bisnis, mengelola waktu Anda dengan bijak adalah kemampuan utama. Mempertahankan kalender Anda, merencanakan waktu untuk menyelesaikan tugas, dan menetapkan ekspektasi garis waktu yang tepat adalah bagian dari menjadi administrator yang kuat.
7. Multitasking
Sebagai asisten administrasi, Anda mungkin diminta untuk menangani banyak tugas secara bersamaan. Bukan hal yang aneh jika harus menanggapi email, menjawab panggilan, menjawab permintaan langsung, dan menangani permintaan proyek secara tepat waktu. Menggabungkan kemampuan lain seperti organisasi dan manajemen waktu memberi Anda kemampuan untuk melakukan banyak tugas, memungkinkan Anda mengelola banyak tanggung jawab sekaligus untuk menjadi mampu secara efisien.
Bagaimana Cara Meningkatkan Kemampuan Administrasi
Meningkatkan kemampuan administrasi Anda bisa membantu Anda untuk mempunyai etos kerja yang lebih kuat dengan menyelesaikan tugas secara tepat waktu dan berkualitas sambil bekerja dengan baik dengan orang lain. Berikut adalah tip yang mungkin Anda pertimbangkan ketika mengerjakan kemampuan administrasi Anda:
1. Tetapkan Tujuan Karir Pribadi
Menetapkan sasaran yang spesifik dan terukur untuk meningkatkan beberapa atau semua kemampuan administrasi di atas bisa membantu Anda meningkat seiring waktu. Ini bisa membantu untuk bertemu dengan teman, kolega, atau mentor terpercaya untuk mengidentifikasi area peningkatan untuk menentukan kemampuan mana yang harus Anda prioritaskan.
2. Terorganisir
Organisasi adalah bagian penting dari menjadi administrator yang baik. Luangkan waktu untuk membuat ruang kerja yang bersih dan teratur untuk diri sendiri yang bisa membantu Anda memprioritaskan tugas, mengatur waktu dengan baik, dan merespons orang lain yang membutuhkan informasi yang Anda miliki dengan cepat.
3. Meniru Kemampuan Administrasi Yang Kuat Lainnya
Jika Anda mempunyai kolega atau manajer yang mempunyai kemampuan administrasi yang kuat yang menurut Anda efektif, cobalah menerapkan praktik mereka dalam pekerjaan Anda sendiri. Misalnya, jika menurut Anda gaya mencatat mereka sangat membantu, Anda juga bisa berlatih mencatat dengan cara ini.
