Orientasi Karyawan – Bagaimana Awal Yang Baik Menghasilkan Dampak Yang Memuaskan

Untuk waktu yang lama, harapan pada hari pertama kamu bekerja cukup sederhana. Kamu akan masuk, menunjukkan ID kamu, menghabiskan beberapa jam untuk “memasuki sistem”, dan melakukan tur keliling kantor. 

Pada kenyataannya, orientasi karyawan jauh lebih banyak. Bagaimana sebuah organisasi menyambut karyawan baru menetapkan panggung untuk kesuksesan jangka panjang mereka dalam suatu peran — dan bisa menentukan apakah mereka bertahan atau tidak. Kami mewawancarai seorang yang berpengalaman dibidangnya, untuk memperoleh informasi mendalam tentang cara menyambut orang-orang sukses — dalam skala besar — ​​sambil memperkuat budaya perusahaan.

Apa Itu Orientasi Karyawan?

Orientasi karyawan adalah bagian dari proses perekrutan. Pada dasarnya, ini adalah proses memperoleh karyawan baru yang diatur dalam peran mereka, diperkenalkan ke tim mereka, dan diintegrasikan sebagai bagian dari perusahaan. Paling tidak, orientasi adalah setumpuk besar dokumen yang kamu peroleh pada hari pertama. 

Namun, tumpukan dokumen penting bukanlah yang membuat atau menghancurkan pengalaman kamu di pekerjaan baru. Menurut Kami, orientasi sebenarnya dimulai ketika surat penawaran ditandatangani dan berlanjut melewati 90 hari pertama karyawan dalam suatu peran.

Orientasi Karyawan VS Orientasi Pada Umumnya

Orientasi karyawan sering dikacaukan dengan orientasi karyawan. Perbedaan? Orientasi umum adalah proses yang jauh lebih sederhana yang hanya terdiri dari tugas-tugas perekrutan baru yang diperlukan. Misalnya, tumpukan dokumen yang kami sebutkan di atas. Orientasi karyawan mungkin juga termasuk menyiapkan karyawan baru di aplikasi perusahaan atau memberikan kartu kunci sehingga mereka bisa memasuki kantor. 

Sebaliknya, orientasi karyawan adalah tentang pengalaman karyawan. Bagi banyak bisnis, ini adalah program komprehensif yang bertujuan untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam budaya perusahaan. Ini termasuk memberi karyawan semua alat, sumber daya, perkenalan, dan jawaban yang mereka butuhkan untuk berhasil. 

Misalnya, selama orientasi karyawan, sumber daya manusia mungkin memperkenalkan kamu kepada rekan kerja yang relevan dengan pekerjaan kamu — mereka bahkan mungkin menjadwalkan panggilan perkenalan untuk kamu. Ini sangat berharga karena kamu mungkin tidak mempunyai kesempatan langsung untuk bertemu rekan kerja di luar departemen kamu, terutama di awal. Jika kamu bertemu dengan pemangku kepentingan yang relevan lebih awal, itu bisa membantu kamu menjadi lebih produktif di kemudian hari. 

Namun, proses orientasi karyawan tidak akan melibatkan perkenalan atau hal-hal tidak penting lainnya. Ini sangat sederhana dan sayangnya, sering meninggalkan karyawan baru untuk mencari sumber daya dan bertemu rekan kerja tanpa dukungan siapapun.

Mengapa Orientasi Karyawan Begitu Penting?

Pada tahun 2021, Eagle Hill Consulting melakukan studi terhadap karyawan yang memulai pekerjaan baru selama pandemi. Mayoritas karyawan baru tidak merasa siap untuk berhasil setelah orientasi: 

• 71% tidak yakin dengan siapa mereka harus membangun hubungan
• 62% tidak mempunyai gagasan yang jelas tentang budaya organisasi
• 53% tidak mempunyai gagasan yang jelas tentang bagaimana menjadi produktif dalam pekerjaan mereka

Statistik ini menunjukkan pentingnya orientasi — kebingungan bisa membahayakan produktivitas karyawan baru dan menyebabkan banyak tekanan yang tidak perlu. Plus, kesan pertama yang buruk bisa mempengaruhi kepuasan dan retensi karyawan dalam jangka panjang. 

Sebaliknya, program orientasi menyeluruh akan melakukan hal yang sebaliknya, menghasilkan karyawan yang lebih bahagia, lebih produktif, dan lebih loyal. Ya, orientasi karyawan mempunyai banyak tujuan praktis, seperti memverifikasi kelayakan pekerjaan dan membuat orang dibayar. Tapi itu jauh lebih dari itu dengan memprioritaskan pengalaman karyawan – bukan hanya dokumen. 

Proses orientasi yang dirancang dengan baik bahkan lebih penting untuk tim jarak jauh dan hibrida. Onboarding adalah peluang perusahaan untuk mengungkapkan apa yang penting bagi mereka. Misalnya, di suatu perusahaan, tim orientasi kami sengaja tentang bagaimana setiap acara atau aktivitas menunjukkan dan memperkuat nilai-nilai inti kami. Kami juga menekankan perilaku berdampak tinggi yang kami hargai sehingga karyawan baru secara sadar menerapkan keduanya saat mereka mulai bekerja.

Berikut adalah beberapa alasan tambahan mengapa orientasi karyawan sangat penting:

1. Menjelaskan harapan: Ini melampaui deskripsi pekerjaan karyawan baru — sebagian besar orang dalam kelompok orientasi tidak akan berbagi pekerjaan yang sama dalam hal tugas atau tanggung jawab. Mengklarifikasi harapan adalah tentang membuat semua orang pada halaman yang sama dalam hal bagaimana pekerjaan diselesaikan, dan mengapa. 
2. Memberikan gambaran umum tentang apa yang dibutuhkan karyawan baru: Sistem, proses, dan alat yang diperlukan saat memulai pekerjaan baru bisa sangat melelahkan. Orientasi karyawan menjabarkan roadmap terorganisir untuk karyawan baru sehingga tahu persis apa yang mereka butuhkan dan bagaimana memperolehnya. Ini bisa merampingkan proses transisi dan membuat segalanya lebih mudah bagi semua orang yang terlibat. 
3. Menciptakan waktu untuk praktik: Orientasi memberi kamu kesempatan untuk memastikan bahwa karyawan mempunyai akses ke perangkat lunak atau platform khusus apa pun yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini juga memberikan kesempatan untuk menyerahkan pengawasan dari SDM kepada manajer langsung.
4. Dengan sengaja menyambut karyawan ke dalam budaya perusahaan: Pada hari-hari awal mereka bergabung dengan perusahaan, karyawan baru bertemu dengan CEO. Dalam pertemuan ini, dia mengatakan “Kami tidak mempekerjakan orang yang ‘sesuai’ dengan budaya kami. Kami mempekerjakan orang-orang yang membuat kami lebih baik.” Daripada berfokus pada “kesesuaian budaya”, lebih penting untuk merekrut orang-orang yang selaras dengan nilai-nilai organisasi.

Orientasi Karyawan Berkualitas Tinggi Meningkatkan Retensi

Meskipun dipecat adalah ketakutan utama bagi banyak karyawan, sebagian besar perusahaan ingin kamu tetap tinggal. Berkat Pengunduran Diri Hebat, retensi karyawan menjadi prioritas utama bisnis saat ini. 

Berikut adalah beberapa statistik luar biasa untuk menunjukkan kepada kamu pentingnya orientasi untuk retensi karyawan: 

• Brandon Hall Group menemukan bahwa proses orientasi yang kuat bisa meningkatkan tingkat retensi organisasi sebanyak 82%
• Memperkenalkan karyawan pada peluang pengembangan profesional selama orientasi terbukti meningkatkan kepuasan karyawan 
• 70% karyawan yang mengatakan bahwa mereka mempunyai pengalaman orientasi yang baik setuju bahwa mereka mempunyai “pekerjaan terbaik”
• Hampir 30% karyawan baru yang berhenti dalam enam bulan pertama bekerja mengatakan bahwa mereka hampir tidak ada atau tidak ada orientasi sama sekali

Apa Saja Fase-Fase Dalam Proses Orientasi Karyawan?

Peakon, afiliasi dari raksasa teknologi sumber daya manusia Workday, membagi perjalanan karyawan menjadi empat fase: orientasi, pengembangan awal, pengembangan dan retensi berkelanjutan, dan pemisahan.

1. Orientasi

Fase orientasi berlangsung selama kira-kira 60 hingga 90 hari pertama dari peran baru seorang karyawan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat selama fase orientasi: 

• Tujuannya harus membuat karyawan merasa diterima sambil membantu mereka memahami harapan. Itu berarti menyapa mereka dengan senyuman, berbagi informasi penting dengan cara yang menarik (jangan hanya mengirim email melalui banyak PDF!), dan tersedia untuk pertanyaan. 
• Fase ini sangat penting untuk menumbuhkan rasa memiliki dengan karyawan baru. Faktanya, Kami mencatat bahwa tanpa rasa mempunyai ini, kecil kemungkinan karyawan tersebut akan bertahan. Data Peakon menunjukkan bahwa 30% pencari kerja meninggalkan peran baru mereka dalam 90 hari pertama.
• Jangan lupa bahwa orientasi harus mencakup persiapan. Segera setelah surat penawaran ditandatangani, bagian kamu dimulai. Jaga komunikasi tetap terbuka dalam minggu-minggu menjelang hari pertama mereka dan cobalah untuk check-in melalui telepon.

2. Pengembangan Awal

Setelah karyawan tersebut menyesuaikan diri dengan peran baru mereka, mereka kemungkinan akan mulai mencari cara agar mereka bisa berkontribusi pada tim mereka dan membuat lebih banyak dampak. Berikut adalah beberapa tips untuk bagian proses orientasi ini:  

• Hadir untuk mendukung integrasi karyawan baru ke dalam tim baru mereka. Terhubung dengan rekan kerja baru bisa jadi menakutkan sehingga orientasi adalah tempat yang tepat untuk membantu karyawan merasa lebih nyaman. 
• Bagikan banyak informasi tentang peluang pengembangan profesional perusahaan dan proses peninjauan kinerja. Pertumbuhan karir adalah kunci untuk retensi karyawan, jadi membuat karyawan baru mengetahui informasi ini selalu merupakan ide yang bagus. 
• Terus mendorong karyawan baru untuk mengambil bagian dalam acara perusahaan. Misalnya, jika tim mereka mempunyai happy hour virtual setiap hari Kamis, ingatkan mereka tentang hal itu. Jika ada pesta liburan yang akan datang, tanyakan apakah mereka sudah mendaftar. Orientasi bisa membantu mereka bersenang-senang dan berhasil dalam pekerjaan mereka.

3. Pengembangan Dan Retensi Berkelanjutan

Pada titik ini, kemungkinan besar karyawan kamu adalah bagian dari organisasi yang sangat berbeda dari organisasi yang awalnya mereka ikuti. Meskipun orientasi karyawan secara teknis sudah berakhir sekarang, ingat ini: 

• Sejak hari pertama mereka, kemungkinan ada pertumbuhan perusahaan, sejumlah karyawan baru, dan mereka bahkan mungkin telah menerima promosi pertama mereka. Karyawan cenderung tertarik pada peluang pertumbuhan dan mungkin mulai mencari pekerjaan baru jika mereka merasa mobilitas mereka terbatas. Ini adalah waktu yang tepat untuk mengingatkan mereka tentang peluang pengembangan karir. 
• Libatkan kepemimpinan tim mereka. Ingatkan manajer untuk menetapkan tujuan profesional triwulanan dan menyelesaikan tinjauan kinerja tahunan dengan karyawan mereka. Ini akan membantu karyawan tetap terlibat dan merasakan pertumbuhan yang berkelanjutan. 
• Gunakan keterlibatan karyawan untuk memantau kepuasan dan kebahagiaan karyawan. Ini akan memberimu petunjuk jika budaya perusahaan mulai berubah secara negatif. Bahkan bisa membantu kamu melakukan penyesuaian sebelum karyawan merasa perlu mencari pekerjaan baru. 

4. Pemisahan

Ada banyak alasan karyawan meninggalkan organisasi, dan tidak semuanya buruk. Mereka mungkin pensiun, berganti karir, pindah ke tempat baru, atau siap untuk mempelajari keahlian baru. Beberapa karyawan mungkin keluar karena budaya perusahaan atau kurangnya keterlibatan dalam peran mereka. Pemisahan — termasuk berpikir untuk pergi, mencari pekerjaan baru, dan melatih orang untuk mengambil alih peran mereka — dimulai sekitar satu hingga tiga bulan sebelum mereka benar-benar pergi. Pastikan kamu berpisah dengan baik-baik jika mereka pergi — kamu tidak pernah tahu apakah mereka akan menjadi bumerang bagi karyawan nantinya.

Apa Yang Harus Disertakan Dalam Orientasi Karyawan

Sekarang setelah kamu tahu mengapa orientasi karyawan penting dan apa yang harus dihindari, dari mana kamu mulai? Berikut adalah beberapa tip cepat untuk apa yang harus kamu sertakan dalam program orientasi karyawan kamu. 

• Semua logistik: Ya, semua hal yang membosankan, mulai dari menandatangani dokumen hingga memeriksa pengaturan komputer baru mereka. Jangan anggap enteng bagian ini — karyawan baru akan mempunyai banyak pertanyaan, jadi luangkan waktu untuk menjawabnya dengan serius. 
• Ikhtisar manfaat: Tolong, jangan hanya mengirim email melalui paket manfaat dan meneleponnya sehari. Berikan gambaran menarik kepada karyawan baru tentang apa yang disediakan perusahaan kamu, baik itu melalui panggilan telepon atau selama orientasi perekrutan baru secara langsung. 
• Sambut mereka di hari pertama mereka: Ini seharusnya tidak perlu dikatakan lagi, tetapi jangan biarkan karyawan baru dalam kegelapan pada hari pertama mereka. Sapa mereka, jawab pertanyaan, dan jika bisa, beri mereka hadiah selamat datang, seperti kaos bermerek. 
• Perkenalkan mereka ke tim: Jadwalkan panggilan sambutan dengan semua orang di tim baru karyawan, terutama manajer perekrutan (yang mungkin bisa membantu bagian ini). Untuk poin bonus, jadwalkan atau dorong pertemuan dengan rekan kerja di luar tim mereka. 
• Tetapkan mentor sebaya: Tidak ada yang lebih buruk daripada mencari seseorang untuk makan siang bersama pada hari pertama kamu di kantor. Ya, selalu ada manajer kamu, tetapi karyawan baru mungkin belum merasa nyaman bersosialisasi dengan mereka. Tetapkan rekan kerja yang bisa menjadi teman kerja otomatis, setidaknya untuk beberapa minggu pertama. 
• Buat rencana check-in 30, 60, dan 90 hari : Ini adalah cara terbaik untuk memastikan kemampuan kamu mengatasi masalah karyawan baru lebih awal. Alih-alih mengandalkan mereka untuk datang kepada kamu, jadilah proaktif dan jadwalkan check-in — yang akan membuat komunikasi terbuka lebih mudah bagi kamu dan karyawan baru. 

Kami yakin ada lusinan hal lain yang bisa kamu sertakan dalam proses orientasi karyawan baru kamu. Setiap perusahaan itu unik, dan orientasi adalah tempat yang tepat untuk menunjukkannya. Sesuaikan proses kamu sendiri dan prioritaskan untuk setiap karyawan baru. Jangan lupa untuk meminta feedback agar kamu bisa terus meningkatkannya!

6 Langkah Untuk Proses Orientasi Karyawan Baru Yang Sukses

Kami berbagi beberapa ide tentang apa yang harus disertakan dalam proses orientasi kamu. Sekarang mari kita bahas langkah-langkah tepat yang bisa kamu ambil untuk memastikan pengalaman karyawan yang luar biasa — dan kesan pertama yang luar biasa. 

1. Lepaskan Surat Tawaran Pekerjaan Mereka

Pemahaman karyawan tentang bagaimana mereka akan diperlakukan sebagai karyawan dimulai ketika mereka menerima — dan menandatangani — surat penawaran mereka. Ini adalah saat yang tepat untuk menjelaskan apa pun yang perlu mereka ketahui sebelum menandatangani, seperti kompensasi, bonus masuk, opsi saham, dan perjanjian kerahasiaan. 

Konfirmasikan tanggal mulai mereka dengan mereka dan tegaskan betapa bahagianya kamu karena mereka bergabung dengan tim. Pastikan ada rencana untuk mengalihkan mereka dari perekrutan ke sumber daya manusia. 

2. Persiapkan Sebelum Hari Pertama

Karyawan baru harus selalu mempunyai titik kontak dengan perusahaan. Setelah mereka menandatangani penawaran mereka dengan akuisisi bakat, mereka harus tahu siapa di tim SDM yang harus dihubungi jika ada pertanyaan. Inilah yang harus dipersiapkan sebelum hari pertama: 

• Pertimbangkan untuk memproses dokumen perekrutan baru mereka sebelum hari pertama agar semuanya berjalan lebih cepat 
• Berikan daftar periksa orientasi tentang apa yang mereka perlukan segera (misalnya, alamat email perusahaan, komputer, buku pegangan karyawan, dll). 
• Siapkan portal perekrutan baru dengan nama rekan kerja utama, informasi kontak, informasi tentang apa yang akan dikenakan atau dibawa pada hari pertama, dll. 
• Siapkan email selamat datang dari kamu dan ingatkan tim baru mereka untuk melakukan hal yang sama
• Kirimkan jadwal orientasi mereka terlebih dahulu sehingga mereka tahu kapan mereka akan mengadakan rapat atau kewajiban penting lainnya 

3. Semoga Hari Pertamamu Memuaskan

Kamu akan ingin menggunakan hari pertama karyawan kamu untuk memberi tahu mereka apa yang diharapkan di bulan pertama. Pikirkan tentang apa yang kamu ingin seseorang ketahui, pikirkan, dan rasakan pada hari pertama di tempat kerja ini. Jika ini adalah satu-satunya hari yang mereka habiskan bersama perusahaan kamu, apa yang kamu ingin mereka ambil darinya?

4. “Selesaikan” Orientasi Karyawan Baru

Apakah kamu menganggap karyawan kamu sebagai pelanggan? Kami mengatakan bahwa dalam banyak hal, perjalanan karyawan mencerminkan perjalanan pelanggan. Tujuan akhirnya adalah mempunyai seseorang yang puas dengan pilihan mereka untuk berinvestasi di perusahaan kamu — tetapi alih-alih membuat mereka membeli, kamu membuat mereka “membeli.” 

Kami bekerja dengan tim program dan desain konten, menghadirkan nuansa dan perhatian yang sama pada orientasi karyawan yang dibawa pada perusahaan untuk pertumbuhan pribadi. Dia memanfaatkan wawasan dari riset tentang bagaimana orang belajar dan maju dalam karier mereka.

5. Serahkan Kepada Manajer Mereka

Begitu mereka keluar dari proses orientasi formal, mereka akan berada di peran baru mereka secara penuh dan (kemungkinan besar) ingin mulai berkontribusi. Jangan lupa tentang tugas-tugas penting ini: 

• Pastikan profesional SDM yang mengelola orientasi mempunyai rencana untuk menghubungkan karyawan baru ke tim mereka  
• Jika kamu menggunakan semua jenis perangkat lunak orientasi karyawan atau alat check-in, pastikan mereka terhubung dengan tim mereka sehingga tidak ada yang lolos. 
• Hubungi manajer baru mereka untuk memastikan mereka mempunyai kesempatan untuk bertemu dengan karyawan baru mereka secara pribadi dan mempunyai semua yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

6. Tetapkan Panggung Untuk Pertumbuhan Jangka Panjang

Dukungan tidak berhenti begitu karyawan baru dalam peran mereka dan keluar dari pelatihan. Sangat penting untuk menyediakan berbagai cara bagi mereka untuk terhubung dan menerima dukungan dari SDM, manajemen, dan tim lainnya. Karyawan yang paling sukses adalah mereka yang mampu bekerja dengan pemimpin mereka, rekan kerja mereka, dan lintas fungsi dengan sama mudahnya.

Coaching membangun kesadaran diri dan memberikan feedback yang konsisten, sehingga memungkinkan karyawan melakukan refleksi kritis yang diperlukan untuk menavigasi percakapan yang sulit dan mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil.

Kesimpulannya: Kesan Pertama Adalah Yang Langgeng

Proses orientasi kamu dimulai jauh sebelum karyawan kamu masuk. Proses wawancara adalah pacaran, dan kedua belah pihak berada pada perilaku terbaik mereka. Tapi begitu surat itu ditandatangani, masing-masing pihak sudah berjanji satu sama lain. Proses orientasi karyawan kamu adalah kesempatan pertama kamu untuk memenuhi janji ini. 

Saat tim kamu membutuhkan dan kamu membutuhkannya kemarin, mungkin sulit untuk menunda kontribusi karyawan baru kamu untuk orientasi. Namun, ini adalah kasus berjalan lambat menjadi cepat kemudian. Cara kamu mengaturnya, dari hari pertama hingga tahun pertama, membuat perbedaan dalam kesuksesan jangka panjang mereka di perusahaan kamu. Lakukan dengan baik, dan kamu berdua akan memperoleh manfaat.