10 Tips Penilaian Kinerja Untuk Memindahkan Masalah Secara Drastis

Ditulis.ID – Penilaian kinerja bisa memotivasi karyawan, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan membantu memenuhi tujuan organisasi. Tapi mereka hanya bekerja bila dilakukan secara efektif.

Banyak manajer berjuang karena tidak tahu harus menulis apa atau bagaimana menyampaikan feedback mereka dengan cara yang konstruktif.

Menavigasi penilaian kinerja adalah tantangan yang membutuhkan kepekaan dan persiapan. Memahami proses penilaian kinerja bisa membantu kamu melakukan penilaian kinerja yang lebih efektif.

Jadi, mari selami beberapa area seputar penilaian kinerja: 

• Apa itu penilaian kinerja?
• Apa yang harus disertakan dalam penilaian kinerja
• Sepuluh tips untuk penilaian kinerja yang efektif
• Masa depan performance management

Apa Itu Penilaian Kinerja?

Penilaian kinerja karyawan adalah proses di mana seorang manajer memberikan feedback kepada karyawan tentang pekerjaan mereka. Manajer mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan harapan untuk peran mereka. 

Jika dilakukan dengan baik, penilaian kinerja bisa membantu karyawan memahami: 

• Apa yang diharapkan dari mereka?
• Apa yang mereka lakukan dengan baik?
• Bagaimana mereka bisa meningkatkan
• Bagaimana pekerjaan mereka mendukung tujuan perusahaan 

Manajer bisa mengenali karyawan berkinerja tinggi dan memperbaiki masalah di sepanjang jalan. Penilaian kinerja mendorong pertumbuhan dan perkembangan serta membangun keterlibatan karyawan.

Penilaian kinerja telah berkembang dari penilaian tahunan menjadi proses yang berkelanjutan. Seorang manajer dan bawahan langsung mereka mendiskusikan tujuan, kinerja, kekuatan, dan kelemahan mereka. 

Rapat berkelanjutan ini membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka dan memenuhi tujuan organisasi.

Penilaian kinerja juga bisa disebut penilaian atau evaluasi kinerja. 

Apa Yang Terlibat Dalam Proses Penilaian Kinerja?

Proses penilaian kinerja bersifat siklus. Ini mempunyai tiga fase utama:

1. Penetapan tujuan
2. Tindak Lanjut
3. kinerja rapat

Mari kita lihat setiap tahap secara mendetail, serta contoh penilaian kinerja tentang seperti apa masing-masing tahap penilaian kinerja.

1. Penetapan Tujuan

Pada langkah pertama dari proses penilaian, seorang karyawan mempunyai kesempatan untuk mendiskusikan tujuan dengan manajer mereka. Ini biasanya terjadi di awal tahun. Rapat ini menetapkan harapan untuk tahun ini dan membantu karyawan mengetahui apa yang ingin mereka capai. 

2. Tindak Lanjut

Sepanjang tahun, manajer dan karyawan bisa bertemu secara rutin untuk membahas kinerja karyawan. 

Mereka bisa mengeksplorasi apakah karyawan telah memenuhi tujuan mereka dan di mana mereka mungkin perlu meningkatkan. 

Di beberapa perusahaan, pertemuan ini berlangsung dengan teratur, seperti triwulanan atau bulanan. Manajer mendokumentasikan feedback mereka secara tertulis. 

Di organisasi lain, diskusi ini lebih informal dan tidak memerlukan dokumentasi tertulis.

3. Kinerja Rapat

Langkah terakhir dari penilaian kinerja adalah diskusi formal tentang bagaimana kinerja karyawan sepanjang tahun. 

Manajer memberikan feedback tertulis kepada karyawan, dan bersama-sama mereka mendiskusikan bagaimana kinerja karyawan. Dari penilaian rapat ini, mereka menetapkan tujuan baru untuk tahun berikutnya. 

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana menulis evaluasi karyawan yang baik.

Apa Yang Harus Kamu Sertakan Dalam Penilaian Karyawan?

Ulasan karyawan yang efektif umumnya mencakup tiga hal: 

• Penilaian diri sebagai karyawan
• Penilaian tentang seberapa baik karyawan memenuhi tujuan
• Evaluasi bagaimana mereka bekerja sepanjang tahun

Mari kita lihat masing-masing secara lebih rinci.

1. Penilaian Diri Sebagai Karyawan

Evaluasi diri karyawan membantu manajer memahami bagaimana karyawan melihat diri mereka sendiri. Ini juga memberi mereka gambaran tentang apa yang mereka harapkan untuk didiskusikan. 

Ini memberi manajer informasi yang mereka butuhkan untuk menetapkan harapan dan mengarahkan rapat. Kamu bisa mempertimbangkan untuk menggunakan beberapa pertanyaan penilaian kinerja untuk membantu memandu evaluasi ini. 

2. Penilaian Kemajuan Pada Tujuan Mereka

Bagian dari evaluasi kinerja ini adalah penilaian manajer terhadap tujuan kinerja karyawan. 

Di sini, manajer menggambarkan bagaimana karyawan berkinerja baik atau bagaimana mereka tidak memenuhi harapan. 

Manajer harus selalu spesifik dan menyertakan contoh. Ini akan membantu karyawan melihat contoh spesifik yang terkait dengan pekerjaan mereka. 

3. Evaluasi Cara Kerjanya

Penilaian kinerja harus mencakup evaluasi tentang bagaimana karyawan memenuhi peran mereka.

Evaluasi ini menggambarkan apakah karyawan bekerja dengan cara mendukung budaya perusahaan. Ini juga membantu manajer mengevaluasi kompetensi inti mereka.

Apa Saja Frasa Efektif Untuk Disertakan Dalam Penilaian Kinerja Karyawan?

Feedback yang paling berguna adalah jelas, spesifik, dan terukur. Seorang manajer harus berhati-hati untuk menawarkan feedback yang mudah ditafsirkan dan bisa ditindaklanjuti untuk ditangani.

Penilaian kinerja yang efektif menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Mereka menggambarkan bagaimana kinerja karyawan dibandingkan dengan harapan. 

Penilaian mencakup pencapaian utama dan contoh kekuatan dan kelemahan. Mereka juga harus memasukkan harapan dan tujuan untuk tahun mendatang. Ini akan memandu kinerja karyawan.

Penilaian kinerja harus fokus pada kinerja yang bisa diamati dan diukur. 

Mereka termasuk contoh spesifik dan langkah selanjutnya yang harus diambil. Dengan kata lain, karyawan harus jelas tentang bagaimana mereka bisa melakukan perbaikan. 

Manajer harus menghindari pernyataan yang tidak jelas atau berlebihan. Mereka harus menunjukkan peluang untuk belajar dan penyesuaian daripada berfokus pada kegagalan.

Frase penilaian kinerja yang efektif bisa mencakup:

• Peningkatan produksi sebesar X% sebesar… 
• Melampaui tujuan awal X sebesar X% melalui upaya untuk… 
• Membuat program yang memberikan hasil X, yang berada di luar tujuan kami Y… 
• Terus berupaya meningkatkan proses dengan… 
• Secara efektif mengomunikasikan pembaruan status pada proyek-proyek penting kepada pemangku kepentingan utama… 
• Telah membangun hubungan kerja yang kuat dengan mitra utama, termasuk… 
• Memprakarsai dan mengeksekusi ide-ide inovatif seperti… 
• Melakukan upaya bersama untuk mempelajari keterampilan baru dan mengikuti perkembangan tren industri seperti… 
• Telah membuat kemajuan besar dalam menawarkan solusi untuk masalah, termasuk… 
• Pergi di atas dan di luar dalam pekerjaan mereka. Contohnya termasuk… 
• Bisa lebih efektif jika… 
• Dapat melampaui target tahun depan dengan meningkatkan… 

Frasa ini adalah permulaan, dan kamu bisa menggunakannya untuk membuat template penilaian kinerja. Tetapi mereka harus diikuti dengan contoh, angka dan data yang relevan, dan ide untuk perbaikan di masa depan. 

10 Tips Tentang Cara Menulis Penilaian Kinerja Yang Baik Dan Benar

Menurut penelitian Gallup, hanya 14% karyawan yang setuju bahwa penilaian kinerja memotivasi mereka untuk meningkatkan pekerjaan mereka. 

Ini merupakan tantangan bagi manajer, yang perlu menemukan cara baru dan lebih efektif untuk melakukan penilaian kinerja.

Tapi kamu mungkin bertanya-tanya bagaimana caranya. Mari kita lihat 10 tip penilaian kinerja untuk membantu kamu memulai.

1. Tetapkan Harapan Dan Tujuan Dari Awal

Manajer harus memastikan karyawan jelas tentang apa harapan perusahaan dan apa tujuan mereka. Melakukan ini sejak awal membuat proses feedback menjadi lebih jelas. 

2. Kumpulkan Informasi Yang Relevan

Manajer harus mengumpulkan masukan yang berguna, seperti penilaian diri dan tujuan karyawan, serta data dan contoh yang bermanfaat. 

Ini bisa mencakup: 

• Catatan dari satu lawan satu 
• Feedback dari pemangku kepentingan lainnya
• Contoh pengakuan
• Proyek yang relevan atau produk kerja lainnya 

Mendokumentasikan kinerja dan mengumpulkan data sepanjang tahun mempermudah penulisan penilaian. 

3. Luangkan Waktu

Mungkin perlu waktu untuk menulis penilaian yang bijaksana dan bermanfaat. Manajer harus menyisihkan waktu yang diperlukan untuk memastikan mereka mempunyai banyak kesempatan untuk menjadi selengkap mungkin. 

4. Pertahankan Tujuan Penilaian

Manajer harus mendasarkan komentar dan feedback mereka pada pengamatan dan data dan bukan opini. 

5. Gunakan Pola Pikir Pembinaan

Penting untuk mendekati penilaian sebagai kesempatan untuk melatih karyawan. Tawarkan feedback tentang kekuatan dan bidang utama untuk perbaikan. Mengembangkan hubungan mentor-mentee dengan karyawan kamu bisa membantu membuat proses penilaian kinerja lebih efektif.

6. Gunakan Bahasa Dengan Hati-Hati

Bahasa itu penting. Manajer harus memastikan bahasa mereka spesifik dan berorientasi pada pengukuran. Mereka harus menggunakan kata-kata tindakan yang kuat. Mereka harus fokus pada individu dan menghindari perbandingan dengan orang lain.

7. Sertakan Tulisan Yang Positif Dan Membangun

Penilaian kinerja adalah kesempatan untuk memperkuat kinerja yang terbaik. Manajer harus meluangkan waktu untuk menangkap apa yang telah berjalan dengan baik dan bagaimana kinerja karyawan secara positif.

8. Bagikan Kritik Yang Membangun

Pada saat yang sama, penting bagi manajer untuk menyampaikan kritik yang membangun dalam penilaian. 

Kritik yang membangun bisa memberikan kejelasan kepada karyawan tentang bagaimana mereka bisa meningkatkan diri agar menjadi lebih efektif. 

9. Hindari Bias

Saat menulis penilaian, manajer harus lebih berhati-hati untuk menghindari bias utama. 

Singkirkan:

• Efek halo (melihat semua yang dilakukan karyawan sebagai hal yang positif)
• Efek klakson (melihat semua yang dilakukan karyawan sebagai hal negatif)
• Bias hanya seperti saya (menilai seseorang secara positif karena kamu menganggap mereka mirip dengan manajer) 

10. Mempersiapkan Diskusi Lanjut

Selain menulis penilaian, manajer harus meluangkan waktu untuk mempersiapkan diskusi. 

Mempertimbangkan:

• Bagaimana kamu akan membagikan feedback?
• Pertanyaan apa yang akan kamu ajukan kepada karyawan? 
• Bagaimana kamu akan menyusun diskusi? 

Diskusi penilaian kinerja sangat penting untuk memperjelas harapan dan membentuk kinerja masa depan. 

Bagaimana Masa Depan Performance Management?

Penilaian kinerja mempunyai sejarah panjang dalam organisasi dan akan terus berkembang di masa depan. 

Ada empat tren utama yang harus diperhatikan seiring berkembangnya penilaian kinerja:

1. Penggunaan software performance management
2. Frekuensi
3. Fokus masa depan 
4. Apakah akan melakukan penilaian kinerja sama sekali

Mari kita lihat lebih dekat setiap tren.

1. Software Performance Management

Sebagian besar organisasi tidak lagi bergantung pada penilaian diatas kertas. Sistem software performance management sekarang tersedia untuk merampingkan proses penilaian. 

Software penilaian kinerja membantu untuk: 

• Arahkan prosesnya
• Dukung manajer dalam mendokumentasikan feedback yang bermanfaat 
• Dorong manajer dan karyawan untuk mengikuti semua langkah dalam proses 

Alat-alat ini mendorong kolaborasi dan transparansi dalam proses penilaian kinerja. Di masa depan, lebih banyak organisasi akan memanfaatkan software jenis ini untuk penilaian kinerja mereka. 

2. Frekuensi

Banyak organisasi memikirkan kembali frekuensi penilaian dilakukan. 

Kami telah lama mengetahui bahwa feedback yang sering lebih efektif dan membantu memandu kinerja karyawan. Rapat yang sedang berlangsung membantu memastikan bahwa karyawan memahami apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan sebelum terlalu banyak waktu berlalu. 

Model feedback tradisional tahunan terlalu jarang. Banyak organisasi telah beralih ke penilaian mingguan, bulanan, atau triwulanan. 

Tetapi perusahaan perlu menyeimbangkan kebutuhan karyawan akan feedback dengan memastikan mereka tidak menciptakan terlalu banyak pekerjaan bagi manajer. 

3. Fokus Masa Depan

Banyak perusahaan sedang mempertimbangkan untuk membuat proses penilaian kinerja mereka lebih fokus ke masa depan. Ini berbeda dengan penilaian secara tradisional yang berfokus pada kinerja masa lalu.

Dalam sebuah survei di Deloitte, lebih dari 58% eksekutif mengatakan sistem penilaian kinerja mereka tidak memberikan hasil yang diinginkan karena terlalu fokus pada perilaku masa lalu.

Mereka menemukan proses penilaian kinerja versi tradisional mereka tidak lagi memenuhi kebutuhan mereka. Menetapkan tujuan dan menerima feedback setiap tahun tidak memberi mereka kecakapan untuk menghadapi tantangan yang muncul.

Jadi, Deloitte mengalihkan fokus penilaian kinerja mereka ke masa depan daripada masa lalu.

Mereka melihat bagaimana karyawan harus merencanakan untuk bekerja dan perilaku yang mereka harapkan untuk dilihat. Banyak organisasi mengikuti contoh ini dengan mendesain ulang proses penilaian kinerja mereka.

4. Apakah Akan Ada Penilaian Kinerja Karyawan Atau Tidak

Karyawan menyukai prediktabilitas mengetahui kapan mereka akan menerima feedback. Namun, penilaian kinerja mendapatkan beberapa kecaman dalam dekade terakhir karena banyak alasan yang dibahas di sini. 

Itulah mengapa beberapa organisasi telah bereksperimen dengan menghilangkan penilaian kinerja formal sama sekali. Mereka menggantinya dengan rapat yang lebih informal tentang kinerja. 

Untuk beberapa budaya organisasi, penghapusan penilaian kinerja telah berjalan dengan baik. 

Manajer telah melangkah untuk menawarkan feedback yang lebih terus-menerus, dan mereka telah mengabaikan formalitas proses.

Perusahaan lain telah menghilangkan penilaian tetapi menemukan bahwa karyawan berhenti menerima feedback. 

Manajer perlu terus mencari cara untuk membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka. Ini membutuhkan memastikan mereka mempunyai feedback tentang kinerja mereka.

Ini mungkin terjadi sebagai proses penilaian kinerja versi tradisional atau sebagai sesuatu yang sama sekali berbeda. 

Waktu akan menentukan apakah lebih banyak organisasi akan menghilangkan penilaian kinerja atau hanya menemukan cara untuk membuatnya lebih relevan.

Penilaian kinerja di tempat kerja yang terus berkembang

Tujuannya adalah agar penilaian kinerja akurat, tepat waktu, dan berfokus pada masa depan.

Daripada menghabiskan terlalu banyak waktu di masa lalu, penilaian kinerja yang efektif berfokus pada tindakan masa depan karyawan.

Manajer terbaik menetapkan harapan, penilaian prioritas, memberikan feedback, dan memberikan panduan di sepanjang jalan. Apa pun proses penilaian kinerja yang diikuti perusahaan, manajer perlu diberdayakan dan dilatih dengan benar. 

Masa depan performance management mempromosikan kecepatan, kecakapan, dan pembelajaran yang konstan. Ini baik untuk karyawan dan baik untuk perusahaan.