Surat pengunduran diri karyawan adalah cara terbaik untuk mengakhiri hubungan profesional dengan seorang karyawan. Pengusaha harus mendorong karyawan mereka untuk menulis surat pengunduran diri resmi jika mereka ingin meninggalkan perusahaan. Ini lebih baik daripada cuti berkepanjangan tanpa informasi atau pergi tanpa penjelasan apapun.
Daftar isi
Apa Itu Surat Pengunduran Diri?
Surat pengunduran diri terutama merupakan dokumen resmi, yang mencatat pemutusan hubungan kerja atau berakhirnya hubungan kerja seorang karyawan dengan perusahaan kamu. Karyawan harus mengirimkan surat ini setelah memberitahukan keputusan mereka untuk mengundurkan diri melalui email atau secara langsung.
Idealnya, kamu harus mendorong karyawan kamu untuk berbicara langsung dengan manajer pelaporan mereka sebelum mereka mengirim surat pengunduran diri. Ini akan memberi kamu cukup waktu untuk mempersiapkan kemungkinan itu. Jika karyawan kamu bekerja dari jarak jauh atau tidak bisa bertemu manajer mereka secara fisik, karena alasan tertentu, mintalah mereka untuk terhubung dengan manajer mereka melalui telepon atau obrolan video.
Jika karyawan tersebut telah mengambil keputusan, kamu bisa memberi mereka templat atau contoh surat pengunduran diri dan meminta mereka untuk menyerahkan surat tersebut dalam format yang diberikan.
Secara umum, surat pengunduran diri terbaik harus mencakup perincian berikut:
- Pernyataan pengunduran diri untuk perusahaan
- Tanggal terakhir kerja
- Pernyataan mengungkapkan rasa terima kasih
- Informasi penting atau langkah selanjutnya
- Tanda tangan
Pentingnya Surat Pengunduran Diri
Jika seorang karyawan telah memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan, maka dianggap sebagai kesopanan profesional untuk membiarkan mereka pergi. Jika mereka membutuhkan bantuan di depan, beri mereka format surat pengunduran diri untuk digunakan. Surat pengunduran diri sangat penting bagi departemen SDM, karena membantu mereka menyimpan catatan resmi pengunduran diri karyawan dan karenanya menghitung penyelesaian akhir dan uang pesangon untuk karyawan tersebut.
Surat pengunduran diri juga berisi informasi operasional yang signifikan, yang bisa berguna bagi manajer pelapor, seperti hari kerja terakhir karyawan dan periode pemberitahuan yang akan diberikan. Ini akan membantu mereka secara efektif merencanakan kebutuhan tenaga kerja mereka setelah karyawan tersebut pergi.
Cara Menulis Surat Pengunduran Diri
Proses menulis surat pengunduran diri sederhana, asalkan karyawan mengikuti beberapa langkah kunci. Karyawan harus didorong untuk bertemu dengan manajer pelaporan mereka sebelum menulis surat. Hal ini untuk mengikuti proses pengunduran diri yang benar dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan kamu.
Surat pengunduran diri harus mencakup informasi berikut:
Tanggal dan waktu: Surat pengunduran diri standar harus berisi tanggal dan waktu, bersama dengan beberapa detail tambahan. Ini akan membantu untuk menyimpan rekam jejak yang tepat dari periode pemberitahuan atau untuk penyelesaian akhir.
Informasi ini mungkin tidak diperlukan dalam email pengunduran diri, karena informasi tersebut sudah tersedia dalam dokumen yang disediakan. Namun, jika kamu berencana untuk menulis surat tulisan tangan, maka kamu harus menambahkan detail ini di sudut kanan atas dokumen.
Alamat langsung: Karyawan harus menyebutkan nama lengkap penerima. Mereka bisa menggunakan salam seperti “Yang Terhormat”, “Bapak/Ibu”, “Halo” diikuti dengan nama belakang manajer pelaporan.
Subjek: Di bagian subjek, karyawan harus menunjukkan alasan mereka menulis surat. Dalam hal ini, subjek harus dinyatakan sebagai “surat pengunduran diri”.
Pernyataan pengunduran diri: Karyawan harus dengan jelas menyatakan bahwa mereka menulis surat ini untuk mengajukan pengunduran diri resmi mereka. Mereka juga bisa memasukkan jabatan mereka untuk memberitahu perusahaan tentang posisi yang sedang kosong.
Hari kerja terakhir: Ini adalah praktik standar, di seluruh industri, bagi karyawan untuk melayani pemberitahuan minimal 30 hari sebelum akhirnya mengundurkan diri. Kamu bisa menambahkan data spesifik tentang jangka waktu periode pemberitahuan dan hari kerja terakhir dengan perusahaan.
Pernyataan terima kasih: Apa pun pengalaman yang mungkin dialami selama masa jabatan, itu hanya baik untuk berpisah dengan catatan positif. Untuk memastikan ideologi ini diikuti, kamu bisa meminta karyawan kamu yang mengundurkan diri untuk menyertakan pernyataan terima kasih kepada manajer pelaporan mereka atau perusahaan dalam surat pengunduran diri mereka. Ini akan membantu mereka mempertahankan hubungan yang positif dan profesional, terlepas dari apakah mereka tetap bersama perusahaan atau tidak.
Terlepas dari alasan pengunduran diri, karyawan harus memastikan bahwa nada surat pengunduran diri adalah positif. Ini akan membantu karyawan untuk tetap berhubungan dengan manajer mereka secara profesional bahkan setelah meninggalkan perusahaan.
Buat daftar langkah-langkah berikutnya: Karyawan harus membuat daftar semua informasi penting yang harus diketahui oleh manajer pelaporan mereka tentang transisi ini. Misalnya, sertakan detail tentang langkah berikutnya.
Penutupan yang benar dengan tanda tangan: Terakhir, karyawan harus menutup surat dengan pernyataan penutup yang sesuai, seperti ‘terima kasih’ atau ‘dengan tulus’, diikuti dengan nama mereka.
Tips Tambahan Yang Perlu Diingat Saat Menulis Surat Pengunduran Diri
- Karyawan tidak boleh menggunakan surat pengunduran diri sebagai media untuk melampiaskan frustasi.
- Menyarankan karyawan untuk selalu menyampaikan surat pengunduran diri secara pribadi kepada manajer pelapornya.
- Surat pengunduran diri harus singkat, sederhana dan langsung sehingga seseorang bisa menyampaikan keputusannya secara konstruktif.
- Karyawan harus merencanakan pengunduran diri mereka untuk memastikan kelancaran transisi operasional perusahaan. Ini juga akan memastikan bahwa mereka tidak dibayar. Jika ada jeda setelah hari kerja terakhir di perusahaan saat ini/sebelumnya dan sebelum bergabung dengan perusahaan baru, orang tersebut akan menganggur selama beberapa hari tanpa pembayaran.
- Karyawan harus mengikuti instruksi yang diberikan oleh manajer pelaporan mereka tentang langkah selanjutnya yang harus mereka ikuti untuk memastikan transisi yang mulus dan proses penyelesaian akhir. Manajer bisa meminta mereka untuk menyelesaikan proyek yang tertunda atau mengambil langkah-langkah tertentu sehingga operasi perusahaan bisa berjalan tanpa hambatan.
Template Contoh Surat Pengunduran Diri
Di bawah ini adalah contoh surat pengunduran diri umum untuk karyawan:
1. Yang Terhormat (Nama Manajer Pelaporan),
Mohon terima dokumen ini sebagai pemberitahuan pengunduran diri resmi saya dari (nama perusahaan). Hari kerja terakhir saya adalah (tanggal kerja terakhir) — 30 hari dari hari ini, (tanggal). Saya sangat berterima kasih atas dukungan dan bimbingan kamu selama saya di perusahaan. Saya menghargai semua pengalaman berharga saya selama bekerja. Sangat menyenangkan bekerja dengan tim dan, terutama, kamu.
Bimbing saya tentang apa yang harus dilakukan untuk membuat transisi ini lancar. Terima kasih sekali lagi dan semoga sukses.
Salam hangat
(Nama karyawan)
Catatan: Ini adalah template dasar untuk karyawan, yang menyediakan semua informasi dasar untuk dimasukkan ke dalam surat pengunduran diri sederhana. Namun, kamu bisa memberi karyawan opsi untuk menyesuaikannya sesuai preferensi mereka.
Format dan contoh surat pengunduran diri tulis tangan yang akan digunakan untuk keadaan yang berbeda:
2. Untuk Kesempatan Yang Lebih Baik
Kepada,
Nama manajer pelapor
Nama Perusahaan:
Alamat:
Tanggal:
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Dengan surat ini, saya ingin memberitahu kamu bahwa saya telah ditawari pekerjaan di perusahaan lain. Peran itu adalah langkah hebat berikutnya untuk karier saya. Saya meminta kamu untuk menerima surat ini sebagai pengumuman resmi pengunduran diri saya dari tugas saya terhadap (nama perusahaan). Periode pemberitahuan 30 hari saya dimulai pada (tanggal mulai) dan berakhir pada (tanggal kerja terakhir).
Saya bersyukur atas banyak kesempatan yang saya terima untuk belajar dan tumbuh selama masa jabatan saya dengan perusahaan.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
(Nama lengkap)
3. Untuk Pindah Tempat
Kepada,
Nama manajer pelapor
Nama Perusahaan:
Alamat:
Tanggal:
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Harap dicatat bahwa surat ini adalah pengumuman pengunduran diri saya secara resmi dari (nama perusahaan). Saya pindah ke (nama kota/negara), oleh karena itu, saya tidak mungkin melanjutkan pekerjaan saat ini.
Hari kerja terakhir saya adalah (tanggal kerja terakhir) — 30 hari dari (tanggal mulai). Saya berterima kasih atas kesempatan yang memungkinkan saya untuk tumbuh dan belajar. Saya berharap posisi baru saya sama-sama menginspirasi, memotivasi dan membantu.
Saya berharap yang terbaik untuk kamu dan perusahaan.
Saya ingin dibimbing tentang bagaimana membuat transisi ini menjadi proses yang lancar.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
(Nama lengkap)
4. Untuk Alasan Keluarga
Kepada,
Nama manajer pelapor:
Nama Perusahaan:
Alamat:
Tanggal:
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Mohon menerima permintaan pengunduran diri saya efektif dari (tanggal kerja terakhir). Saya dan istri/suami saya menyambut anak pertama/kedua/ketiga (atau nomor lain) kami sebulan yang lalu. Setelah cuti orang tua saya, saya ingin tinggal di rumah bersama anak-anak kami untuk fokus pada kebutuhan keluarga saya.
Saya harap kamu akan memahami situasi saya dan saya berterima kasih sebelumnya untuk itu. Tolong beri tahu saya tentang tugas apa pun yang kamu ingin saya lakukan dalam periode pemberitahuan saya.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
(Nama lengkap)
5. Untuk Alasan Yang Tidak Diungkapkan
Jika karyawan tidak mempunyai alasan khusus atau mereka tidak ingin mengungkapkan alasan mereka untuk pergi, mereka bisa menyesuaikan versi di bawah dari surat pengunduran diri singkat.
Surat ini untuk memberitahu kamu bahwa saya harus mengundurkan diri dari (nama perusahaan) pada (tanggal). Keadaan keluarga/pribadi tertentu telah muncul, yang membutuhkan perhatian penuh waktu saya. Saya tidak akan bisa melanjutkan sebagai (peran/penunjukan) lebih jauh.
Saya akan tersedia selama 30 hari ke depan, hingga (tanggal kerja terakhir) untuk menawarkan bantuan dan dukungan saya untuk transisi yang mulus.
6. Untuk Perubahan Karir
Kepada,
Nama manajer pelapor
Nama Perusahaan:
Alamat:
Tanggal:
Perihal: Surat Pengunduran Diri
Ini adalah permintaan untuk menerima pengunduran diri saya efektif (tanggal kerja terakhir). Saya telah ditawari posisi baru di perusahaan yang berbeda. Saya pikir itu adalah langkah yang tepat bagi saya pada saat ini dalam karir saya dan, karenanya, menerimanya.
Saya sangat berterima kasih atas semua kesempatan belajar yang saya terima selama saya bersama (nama perusahaan). Hari kerja terakhir saya adalah (tanggal akhir).
Mohon beritahu saya bagaimana saya bisa membantu kamu membuat transisi ini mulus dan positif. Saya akan membantu kamu dengan yang membutuhkan.
Hormat kami,
(Tanda tangan)
(Nama lengkap)
Catatan: Tidak wajib untuk menyebutkan nama atasan masa depan dalam surat pengunduran diri. Bahkan, disarankan untuk mengabaikan informasi itu.
Untuk atasan, surat pengunduran diri karyawan adalah cara terbaik untuk mengakhiri hubungan profesional dengan seorang karyawan. Ini memungkinkan mereka untuk mengakhiri sesuatu dengan nada positif. Oleh karena itu, pengusaha harus mendorong karyawannya untuk menulis surat pengunduran diri secara resmi jika mereka ingin meninggalkan perusahaan. Ini lebih baik daripada cuti berkepanjangan tanpa informasi atau pergi tanpa penjelasan apapun. Pengusaha harus memberikan kerangka kerja (template) yang diperlukan kepada karyawan mereka untuk menulis surat pengunduran diri yang efektif.
