6 Cara Menulis Press Release Yang Baik Dan Benar?

Press release adalah teks singkat namun bernilai berita yang diterbitkan dengan tujuan meningkatkan citra atau reputasi seseorang atau entitas, bukan untuk tujuan penjualan dan pemasaran. Format press release sangat mudah. press release biasanya berisi informasi, didukung oleh data, tentang peristiwa dan/atau strategi yang terkait dengan topik tertentu. Rilis berita dikirim melalui layanan distribusi dengan tujuan menarik liputan media atau meningkatkan kesadaran tentang sebuah berita. Mereka relatif mudah untuk ditulis, terutama jika seseorang mengikuti cara menulis press release yang baik berikut ini.

Bagaimana Seharusnya Press Release Disusun?

Paragraf pertama press release harus memberikan jawaban atas semua pertanyaan ‘5W1H‘ (jika berlaku): siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Pesan utama harus dinyatakan dalam paragraf pengantar sehingga jika jurnalis hanya menggunakan paragraf pertama, pesan ini akan tersampaikan secara memadai.

Faktor yang perlu dipertimbangkan :

• Pesan utama harus dinyatakan dengan jelas dalam headline press release sehingga dapat menarik perhatian wartawan. Subjek dapat diuraikan lebih lanjut dalam paragraf selanjutnya.
• Wartawan yang mencari informasi lebih lanjut dapat melanjutkan ke paragraf kedua dan ketiga, di mana subjeknya dijelaskan secara lebih rinci. Paragraf ini juga dapat menyertakan kutipan dari pejabat perusahaan atau sumber lain yang relevan.
• Paragraf terakhir (biasanya yang keempat atau kelima) harus berisi informasi latar belakang tentang subjek.
• Jika subjek press release telah memberikan informasi terperinci (tanggal, tempat, waktu, dll.), ini dapat diberikan di akhir press release di bagian atau kotak terpisah.
• Mengingat pentingnya optimasi mesin pencari saat ini, penting juga untuk menggunakan kata kunci yang relevan dalam teks untuk memastikan press release ditampilkan dengan jelas di hasil mesin pencari.

Struktur Menulis Press Release

Press release biasanya terdiri dari empat bagian : judul, paragraf utama, paragraf kedua dan ketiga, dan paragraf terakhir yang berisi informasi latar belakang.

• Agar press release menonjol di antara email yang tak terhitung jumlahnya yang diterima jurnalis atau editor setiap hari, pesan utama harus dikomunikasikan melalui judul yang menarik , dan diperkuat dalam paragraf utama . Paragraf utama yang baik juga akan menjawab pertanyaan ‘5W1H’, jika berlaku. Jika editor memilih hanya untuk menerbitkan paragraf utama, teks harus berisi semua informasi utama.
• Paragraf kedua dan ketiga harus memuat informasi yang lebih detail , seperti tujuan suatu acara, jumlah peserta yang diharapkan, dll. Jika jurnalis atau editor menginginkan informasi lebih lanjut, mereka harus dapat menemukannya di dua paragraf ini.
• Jika press release dikirim sebelum acara dengan maksud untuk menarik peserta dan anggota pers, pesan undangan harus dikomunikasikan di paragraf ketiga. Tanggal, waktu dan tempat acara, bersama dengan informasi kontak tambahan, harus ditempatkan dalam kotak kecil yang terpisah di akhir press release.
• Paragraf keempat umumnya disediakan untuk informasi latar belakang , seperti sejarah perusahaan, peristiwa serupa yang diadakan di masa lalu, atau detail lain yang terkait dengan subjek press release.

Aturan Ejaan / Tata Bahasa Untuk Menulis Press Release

Saat menulis press release, kesalahan tata bahasa dan ejaan harus dihindari. Kesalahan berarti kerja ekstra untuk editor, sehingga mengurangi kemungkinan press release diterbitkan. Judul, sementara itu, harus menjelaskan dan menarik. Mereka tidak boleh terlalu lama; sebaliknya, mereka harus menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas. Huruf pertama setiap kata dalam judul harus menggunakan huruf besar, dan judul tidak boleh ditulis dengan huruf besar semua.

• Sub-judul harus menghindari mengacu pada produk atau layanan, atau organisasi tertentu. Sub-judul yang menonjolkan statistik atau angka sering diapresiasi oleh jurnalis, yang cenderung lebih menyukai informasi berbasis data.
• Font yang umum digunakan harus digunakan, sedangkan huruf miring dan tipografi lainnya harus dihindari . Font tidak boleh terlalu besar sehingga terlihat konyol.
• Penggunaan sub-judul dalam press release memudahkan membaca . Mereka juga dapat digunakan sebagai referensi, terutama ketika data dikutip. 
• Nama produk, organisasi atau entitas yang dipromosikan harus digunakan sesedikit mungkin. Ingat:press release bukan iklan. Tidak ada penerbit yang ingin terlihat mempromosikan produk atau peluncuran produk secara langsung.
• Aturan standar kapitalisasi berlaku untuk press release. Judul pekerjaan harus dimulai dengan huruf kapital, dan perhatian ekstra harus diberikan pada cara penulisannya. Judul umum, seperti direktur pemasaran, manajer sumber daya manusia, atau manajer penjualan, harus ditulis dalam huruf kecil.
• Singkatan dapat digunakan bila diperlukan , terutama untuk nama perusahaan. Misalnya, menulis ‘THY’ bukannya ‘Turkish Airlines‘ memudahkan pembaca. Singkatan dapat dimasukkan (di antara tanda kurung) saat pertama kali Anda menyebutkan nama perusahaan, yaitu, ‘Turkish Airlines (THY).’ Setelah itu, singkatan dapat digunakan. 
• Nomor satu sampai sepuluh harus ditulis (‘satu dari sepuluh orang’). Untuk angka yang lebih besar dari sepuluh, angka harus digunakan (’11 produk diluncurkan’). Tanggal, persentase, harga, dan data statistik semuanya harus dinyatakan dengan menggunakan angka (‘7% dari pasar’).
• Penting untuk menentukan tanggal press release dengan benar. Tanggal rilis harus dinyatakan di sudut kanan atas buletin , yang memungkinkannya untuk diarsipkan dengan mudah. Dalam teks, semua tanggal harus dinyatakan dengan jelas. Istilah ambigu, seperti ‘dalam beberapa hari,’ harus dihindari.
• Dalam hal panjang, press release tidak boleh terlalu panjang atau terlalu pendek. Jika terlalu pendek, mungkin tidak dianggap layak diberitakan dan karenanya tidak dipublikasikan. Jika terlalu panjang, wartawan dan editor mungkin tidak punya cukup waktu untuk membacanya. Dan jika mereka membaca dan menerbitkannya, mereka mungkin akan menghapus konten penting karena pertimbangan ruang.
• Untuk lebih tepatnya dalam hal panjang, jumlah kata yang ideal untuk press release adalah antara 350 dan 500, dengan sub-judul tidak pernah melebihi 90 kata.
• Di paragraf terakhir press release, detail seperti nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya (termasuk akun media sosial) dapat dimasukkan, yang dapat digunakan jurnalis jika mereka memiliki pertanyaan.

Bahasa Dalam Penulisan Press Release

Cara menulis press release yang baik dan mendistribusikan press release dapat membantu meningkatkan profil bisnis. Karena itu, faktor kunci yang perlu dipertimbangkan saat menyiapkan press release adalah kelayakan berita. Cara terbaik untuk menentukan apakah suatu subjek layak diberitakan sebelum Anda mengirim press release adalah dengan menggunakan tes ‘5W1H’. Teks apa pun yang dapat menjawab enam pertanyaan tersebut yakni: apa, di mana, mengapa, kapan, siapa, dan bagaimana yang kemungkinan besar akan dianggap layak diberitakan.

• Judul harus pendek tetapi menarik, dengan sub-judul yang merangkum pesan utama. Sub-judul dan paragraf pertama harus menyampaikan poin-poin penting dari press release sambil menghindari terlalu banyak detail (ini bisa dilakukan di paragraf selanjutnya).
• Press release harus ditulis dalam gaya jurnalistik, bukan dalam bahasa sehari-hari. Kata-kata pujian dan generalisasi harus dihindari. Press release diharapkan mengikuti prinsip objektivitas jurnalistik.
• Press release harus mudah dipahami, terlepas dari tingkat literasi audiens target seseorang. Dengan mengingat hal ini, hindari kalimat panjang yang tidak perlu, terminologi rumit, dan kata atau frasa asing.
• Perhatian khusus harus diberikan pada gaya dan akurasi. Kesalahan dapat menyebabkan press release disalah artikan sebagai salinan iklan, mengurangi peluangnya untuk dipublikasikan.

Mengapa Angka Dan Statistik Sangatlah Berharga Saat Menulis Press Release?

Kelayakan berita adalah fitur utama yang dicari dalam press release. Faktor yang paling menonjol di antara kriteria kelayakan berita adalah angka dan data statistik. Press release yang diperkuat dengan angka dan rasio akan selalu menarik perhatian wartawan dan mendapat liputan media yang luas.

Newsworthiness adalah kelezatan utama dalam press release yang memungkinkan individu atau lembaga untuk membangun jaringan hubungan yang berkelanjutan dengan pers. Meskipun kelayakan berita bervariasi menurut jenis publikasi, waktu publikasi, kebijakan publikasi dan karakteristik budaya masyarakat, itu tergantung pada kriteria seperti mata uang, keingintahuan, dampak, minat publik, luar biasa, ketenaran dan negatif pada skala universal. Namun, teks berbasis data selalu lebih layak diberitakan. Faktanya, penggunaan angka dan statistik menunjukkan bahwa subjek teks didasarkan pada bukti . 

Press release yang diperkuat dengan angka dan rasio dianggap oleh wartawan sebagai teks yang signifikan dan menarik, terutama dengan memenuhi kriteria mata uang, dampak dan rasa ingin tahu. Di sisi lain, adalah keliru untuk percaya bahwa setiap teks yang berisi angka-angka adalah layak diberitakan. Yang penting adalah menggunakan angka dan statistik dengan benar dan dengan cara yang masuk akal.

Poin Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menggunakan Angka Dan Statistik

1. Periksa Kembali Sumber Data

Angka dan statistik dalam press release harus didasarkan pada sumber yang dapat dipercaya. Jika tidak, situasi berisiko yang dapat merusak citra dan reputasi dapat muncul. Sumber-sumber ini mencakup data perusahaan tentang bidang kegiatannya, laporan penelitian yang diterbitkan oleh perusahaan penelitian tentang subjek tersebut, atau data yang dibagikan oleh lembaga statistik. Terlepas dari sumber yang digunakan, itu harus dirujuk dalam teks berita.

2. Buat Jurnalis Bisa Membayangkan

Meskipun angka-angka dan statistiknya layak diberitakan karena didasarkan pada keluaran konkret, mereka tetap tidak dapat masuk akal sendiri. Misalnya, pernyataan “Jumlah imigran mencapai 272 juta” berisi informasi numerik, tetapi mungkin tidak cukup untuk membuat jurnalis membayangkan besarnya yang sebenarnya. Sebaliknya, pernyataan “Jumlah imigran melebihi 3,5% dari populasi dunia” mendukung data dan membuatnya lebih mudah untuk divisualisasikan. 

3. Buat Itu Mencolok

Sekalipun data yang akan dimasukkan dalam press release menyajikan output yang berharga, itu tidak akan efektif kecuali jika diungkapkan dengan cara yang menarik perhatian wartawan. Sebagai contoh; jika perusahaan A memiliki angka ekspor USD 50 juta pada tahun 2018 meningkatkan angka ini menjadi USD 100 juta pada tahun 2019, akan membuat data lebih mencolok dan menarik jika dinyatakan sebagai “Perusahaan A menggandakan ekspornya pada tahun 2019” atau “Ekspor Perusahaan A meningkat 100% dalam setahun” bukannya mengumumkannya dengan pernyataan seperti “Ekspor Perusahaan A senilai USD 100 juta pada 2019”.

4. Sertakan Kutipan 

Angka-angka dan statistik untuk dimasukkan dalam teks berita juga penting untuk menentukan masalah mengenai subjek dan memberikan ide tentang solusi. Pada titik ini, perlu tidak hanya untuk menginformasikan kepada wartawan tentang data tetapi juga untuk menjelaskan apa arti data ini dan mengevaluasi keadaan saat ini. Hal ini memberikan keuntungan dalam hal citra dan reputasi juru bicara merek yang akan disebutkan dalam press release. Jika agenda pers memuat masalah serupa, wartawan dapat meminta pendapat dari juru bicara merek yang sebelumnya telah melakukan evaluasi di bidang ini. 

5. Jangan Melampaui Bidang Keahlian Anda 

Evaluasi data numerik pada subjek yang tidak dikuasai secara memadai meningkatkan kemungkinan salah menafsirkan output. Hal ini dapat menyebabkan pers dan audiens sasaran menyesatkan, yang mengakibatkan hilangnya reputasi. Sangat penting bagi individu atau lembaga untuk menangani angka dan statistik yang terkait dengan bidang keahliannya masing-masing, baik untuk mengaitkan nama mereka dengan bidang keahliannya masing-masing maupun untuk menghilangkan risiko disinformasi. 

6. Jangan Membuat Perubahan Pada Angka 

Data numerik yang terkandung dalam press release tidak boleh diubah tetapi digunakan sebagaimana ditentukan dalam sumber masing-masing. Misalnya, data pecahan tidak boleh dibulatkan tetapi harus diungkapkan dengan lebih mudah dipahami. Pernyataan seperti “Tarif kawasan hijau kota mencapai 4,7%” dapat diganti dengan pernyataan “Tarif kawasan hijau kota hampir 5%”. Di sisi lain, “Tingkat kawasan hijau kota mencapai 5%” adalah contoh penyalahgunaan.

Hindari Ini Saat Menulis Press Release

Pertama-tama, cara menulis press release yang baik tidak boleh ditujukan kepada konsumen, digunakan untuk mempromosikan sesuatu atau memasukkan konten iklan. Lebih jauh lagi, ekspresi seperti yang terbaik, paling banyak, dll. tidak boleh disukai jika memungkinkan. Tetapi jika perlu, klaim tersebut harus diverifikasi.

Ambiguitas harus dihindari, seperti halnya jargon, slang, atau istilah seperti slogan. Itemizing juga harus dihindari. Judul harus menarik tetapi lebih baik menyerahkannya kepada jurnalis atau editor untuk membuat judul mereka sendiri yang kreatif dan menarik.