Privasi Data Untuk Marketer Dan 10 Panduan Bagi Marketer

Ditulis.ID – Privasi data telah menjadi perhatian utama bagi perusahaan, terutama sekarang karena mereka mempunyai akses ke data pelanggan dalam jumlah besar. Sayangnya, skandal data baru-baru ini telah melatih sorotan yang tidak nyaman tentang bagaimana perusahaan mengelola data mereka dan menghormati privasi pelanggan. Ketika perusahaan gagal melindungi integritas dan privasi data pelanggan mereka secara memadai, hal itu bisa menyebabkan kerusakan reputasi yang serius, serta sanksi hukum dan keuangan.

Maklum, banyak perusahaan mengkhawatirkan kewajiban GDPR mereka dalam beberapa tahun terakhir. Namun, meskipun perusahaan kamu beroperasi di pasar tempat GDPR tidak berlaku, kamu tetap harus menyadari kewajiban kamu untuk melindungi data pelanggan. Menggali data pelanggan menawarkan peluang besar bagi marketer untuk mengembangkan digital marketing campaign yang sangat dipersonalisasi, tetapi marketer masih perlu menerapkan praktik terbaik untuk perlindungan data.

Di bawah ini, kami akan membahas prinsip-prinsip utama privasi data – di mana pun kamu beroperasi di dunia, dan menguraikan 10 panduan yang harus diingat marketer.

GDPR Dan Privasi Data

Pemerintah Eropa mendapat tekanan untuk mengatasi kerentanan perlindungan data dan pada tahun 2016 meluncurkan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), menggantikan Petunjuk Perlindungan Data sebelumnya.

GDPR ini mempunyai implikasi penting bagi digital marketer, karena menguraikan cara mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan data pengguna atau pelanggan apa pun yang mereka kumpulkan.

Tips: Gunakan daftar checklist praktis ini untuk membantu kamu mengembangkan strategi marketing yang sesuai dengan GDPR.

Catatan: GDPR berlaku untuk perusahaan yang beroperasi di UE. Yurisdiksi lain mempunyai panduan perlindungan data yang berbeda, jadi pastikan kamu memahami kewajiban kamu jika memasarkan di area tersebut. Misalnya, jika perusahaan kamu menyimpan data tentang penduduk California, kamu harus mematuhi California Consumer Privacy Act (CCPA), yang mulai berlaku pada 1 Januari 2020.

Prinsip Perlindungan & Privasi Data

Terlepas dari ke mana pasar perusahaan kamu dan peraturan mana yang harus kamu patuhi, praktik terbaiknya adalah selalu menerapkan enam prinsip perlindungan data umum ini.

1. Pemrosesan yang sah, adil, dan transparan
2. Batasan tujuan
3. Minimasi data
4. Akurasi data
5. Retensi data
6. Keamanan, integritas, dan kerahasiaan data

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing.

1. Pemrosesan Yang Sah, Adil, Dan Transparan

Ketika perusahaan memproses data pengguna, itu harus dilakukan dengan cara yang sah, adil, dan transparan. Pemrosesan hanya sah jika salah satu dari berikut ini berlaku:

• Subjek data telah memberikan persetujuan.
• Pemrosesan adalah bagian dari kontrak atau kewajiban hukum.
• Data harus diproses untuk melindungi kepentingan vital seseorang.
• Pengolahan data adalah untuk kepentingan umum.

Persetujuan adalah prinsip yang sangat penting dalam hal privasi data. Menurut GDPR, konten harus “diberikan secara bebas, spesifik, diinformasikan, dan tidak ambigu”. Saat mengumpulkan data, perusahaan harus:

• Bersikaplah sangat jelas tentang kapan persetujuan diperlukan.
• Catat bagaimana mereka mencari, mencatat, dan mengelola persetujuan.
• Permudah orang untuk menarik persetujuan mereka.

Kamu tidak bisa berasumsi bahwa persetujuan berdasarkan informasi implisit melalui interaksi pelanggan. Kamu harus memberi mereka opsi untuk ikut serta dalam proses pengumpulan data kamu.

2. Batasan Tujuan

Bahkan ketika pengguna menyetujui penggunaan data mereka, data hanya boleh disimpan untuk tujuan tertentu, eksplisit, dan sah. Secara khusus, data harus digunakan hanya untuk tujuan yang diinformasikan kepada pengguna. Misalnya, jika kamu memberi tahu pengguna bahwa kamu mengumpulkan data untuk tujuan riset, maka kamu tidak bisa menggunakan data tersebut untuk tujuan marketing.

Ingat, hanya karena kamu mempunyai data tidak berarti kamu bisa menggunakannya untuk tujuan apa pun. Kamu tidak bisa menggunakan data dengan cara apa pun yang tidak sesuai dengan tujuan data yang diinformasikan.

• Jika pengguna berbagi data dengan pemahaman bahwa data tersebut bersifat pribadi, kamu tidak boleh membagikannya dengan media.
• Jika pengguna berbagi data dengan kamu tentang pengalaman mereka dengan produk kamu, kamu tidak boleh menjual data tersebut ke perusahaan riset pasar.
• Jika karyawan membagikan data terkait kesehatan pribadi dengan kamu, kamu tidak boleh membagikan data tersebut dengan karyawan lain atau dengan perusahaan perawatan kesehatan.

Dalam beberapa kasus, kamu mungkin ingin menggunakan data lebih dari tujuan awalnya. Jika kamu menduga tujuan baru ini tidak sesuai dengan tujuan awal, kamu harus mendapatkan persetujuan baru untuk menggunakan data untuk tujuan baru.

Contoh Batasan Tujuan

Misalkan bank mengumpulkan data pelanggan tentang preferensi dan perilaku perbankan mereka.

Setelah memeriksa data nasabah, bank menyadari bahwa beberapa nasabah akan mendapatkan keuntungan dari penawaran pinjaman atau tabungan yang lebih baik dari bank. Dalam hal ini, penggunaan data sesuai dengan tujuan awal, sehingga tidak diperlukan persetujuan lebih lanjut.

Bank kemudian menjalin kemitraan dengan perusahaan asuransi. Ia percaya beberapa kliennya akan mendapat manfaat dari asuransi dan ingin menyampaikan data pelanggan ke perusahaan asuransi. Dalam hal ini, penggunaan data tidak sesuai dengan tujuan semula, sehingga diperlukan persetujuan lebih lanjut.

3. Minimisasi Data

Ingat konsep kunci bahwa hanya karena kamu mempunyai data tidak berarti kamu bisa melakukan apa pun yang kamu suka dengannya.

Saat memproses data pribadi, penggunaan data oleh kamu harus:

• Memadai
• Relevan
• Terbatas pada apa yang diperlukan

Ini berlaku untuk pengumpulan data dan berbagi data. Pelanggan harus diberi tahu untuk apa data mereka akan digunakan dan diyakinkan bahwa data tersebut tidak akan digunakan untuk tujuan lebih lanjut (tanpa persetujuan tambahan mereka). Dari konteks pengumpulan data, pelanggan harus bisa mencapai harapan yang wajar tentang bagaimana data akan dan tidak akan digunakan.

4. Akurasi Data

Saat mengumpulkan data, kamu perlu memastikan bahwa data tetap akurat dan terkini. Jika kamu menemukan bahwa kamu mempunyai data pribadi yang tidak akurat (atau data tersebut diubah secara tidak sengaja), kamu harus memperbaiki atau menghapus data tersebut. Ini bukan hanya soal menghormati privasi pelanggan. Jika data pelanggan kamu tidak akurat atau ketinggalan zaman, kamu tidak bisa membuat keputusan yang akurat berdasarkan data tersebut.

5. Retensi Data

Data pribadi hanya bisa disimpan selama diperlukan untuk melaksanakan tujuan tertentu.

Idealnya, perusahaan kamu akan mempunyai kebijakan penyimpanan data dan akan membagikannya kepada pelanggan sehingga mereka tahu sejauh mana data mereka akan digunakan. Kebijakan tersebut harus menguraikan:

• Data apa yang kamu kumpulkan?
• Mengapa kamu mengumpulkannya?
• Berapa lama kamu menyimpannya

6. Keamanan, Integritas, Dan Kerahasiaan Data

Saat kamu mengumpulkan data pribadi, kamu mempunyai kewajiban untuk melindunginya. Bagaimanapun, data pribadi adalah milik subjek data, bukan kamu! Data pribadi harus diproses dengan cara yang menjamin keamanan data tersebut.

Secara khusus, kamu perlu menggunakan langkah-langkah teknis atau organisasi yang sesuai untuk melindungi dari:

• Pemrosesan yang tidak sah atau melanggar hukum
• Kehilangan, kehancuran, atau kerusakan yang tidak disengaja

Masalah ini menjadi lebih mendesak dengan tren yang berkembang menuju kerja jarak jauh. Perusahaan harus memastikan bahwa pekerja jarak jauh memahami kewajiban mereka terkait perlindungan data. Pekerja dari jarak jauh harus mengikuti kebijakan perusahaan mengenai penggunaan perangkat, email, akses cloud dan jaringan, serta pembuatan, penyimpanan, dan pembuangan catatan kertas.

Privasi Data Beraksi

Akuntabilitas

Tidaklah cukup bagi perusahaan untuk mempunyai pemahaman yang baik tentang prinsip-prinsip privasi data. Mereka harus bertanggung jawab untuk menerapkannya.

Perusahaan bisa menunjukkan akuntabilitas ini dalam beberapa cara:

• Memiliki kebijakan privasi data yang kuat
• Dokumentasikan prosedur penggunaan data kamu
• Tetap up to date dengan peraturan privasi data
• Membuat pelatihan tersedia untuk semua karyawan yang relevan bisa membuat keputusan yang tepat.

Dasar Yang Sah

Jelas, penggunaan data pribadi kamu harus sesuai dengan hukum. Bagaimana kamu bisa memastikan ini?

Menurut GDPR, pemrosesan data pribadi yang sah memerlukan setidaknya satu (meskipun terkadang beberapa) hal berikut:

• Kepentingan yang sah: Apakah kepentingan perusahaan untuk memproses data ini (untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi, misalnya)?
• Kepentingan publik: Apakah data relevan dan berguna bagi badan publik?
• Kepentingan vital: Apakah pemrosesan data merupakan kepentingan vital bagi subjek data (misalnya, diperlukan untuk melindungi subjek data dengan mengumpulkan detail kesehatan atau keluarga terdekat)?
• Persetujuan: Apakah pengguna telah memberikan persetujuan yang diinformasikan?
• Kontrak: Sudahkah kamu menandatangani kontrak yang melibatkan pemrosesan data?
• Kewajiban hukum: Apakah kamu berkewajiban secara hukum untuk mengumpulkan dan memproses data (seperti dalam konteks karyawan-karyawan, misalnya)?

Ingatlah bahwa semakin banyak basis yang kamu andalkan, semakin mudah bagi kamu untuk menunjukkan bahwa kamu mematuhi praktik terbaik pemrosesan data.

Peluang

Mematuhi semua peraturan privasi data dan praktik terbaik ini mungkin tampak seperti beban besar bagi perusahaan. Dan itu pasti membutuhkan manajemen yang cermat dan upaya berkelanjutan.

Namun, ada juga peluang seputar pengumpulan data dan privasi. Banyak pengguna yang bersedia memberikan data pribadi mereka untuk mendapatkan pengalaman pelanggan yang lebih dipersonalisasi, seperti yang terlihat dalam cuplikan dari riset McKinsey ini :

• 16% akan dengan senang hati membagikan data mereka.
• 50% akan mempertimbangkan untuk membagikan data mereka.
• 34% tidak mau membagikan data mereka.

Jika kamu menunjukkan bahwa kamu menggunakan data pelanggan untuk kepentingan terbaik pelanggan, kamu akan memperkuat ikatan kepercayaan dengan pelanggan kamu. Mereka akan bersedia berbagi lebih banyak data dengan kamu dan, sebagai imbalan nya, kamu bisa memberikan pengalaman pelanggan yang lebih kaya yang pada akhirnya menghasilkan lebih banyak penjualan.

Privasi Data – 10 Panduan Untuk Marketer

Jelas, privasi data mempunyai implikasi serius terhadap bagaimana digital marketer mengembangkan dan menerapkan strategi mereka. Saat menggunakan data pribadi, selalu transparan tentang alasan kamu mengumpulkannya dan bagaimana kamu menggunakannya. Data adalah milik pelanggan, jadi hormati setiap pelanggan. Dan berperilaku etis setiap saat. Semakin kamu bisa menunjukkan bahwa kamu menggunakan data dengan baik, semakin mudah untuk membangun hubungan berbasis kepercayaan dengan pelanggan kamu. 

Berikut adalah daftar sepuluh panduan untuk membantu kamu memastikan bahwa kebijakan privasi data kamu sekuat dan seefektif mungkin:

1. Gunakan pendekatan perlindungan data Standar Emas: Lihat area mana dalam strategi digital kamu yang memerlukan kebijakan perlindungan data paling ketat, dan gunakan pendekatan ini sebagai “Standar Emas” kamu di semua area. Pikirkan di luar wilayah kamu sendiri, misalnya UE dan GDPR.
2. Langkah melalui perjalanan data pribadi: Identifikasi peran yang diperlukan untuk memastikan perlindungan data di semua tahap. Apa yang bisa kamu lakukan untuk melindungi subjek data di setiap tahap perjalanan?
3. Jadikan kebijakan privasi kamu sebagai pembeda pasar: Tunjukkan bahwa kamu menangani masalah privasi lebih serius daripada pesaing. Tunjukkan bahwa perlindungan data adalah nilai inti untuk bisnis kamu.
4. Perjelas dengan opsi dan keikutsertaan: pastikan orang-orang bisa dengan jelas ikut serta dan memilih keluar dan memberi mereka opsi untuk komunikasi (mis. SMS, email, telepon). Dan jangan bersembunyi di balik pemberitahuan layanan!
5. Kunjungi kembali daftar email: Periksa apakah daftar tersebut perlu diperbarui dan kerjakan strategi optimasi kamu.
6. Tetap perbarui: Waspadai masalah privasi yang muncul (seperti cookie atau piksel pelacakan) dan bersiaplah untuk mengatasinya sebelum diperlukan. Regulasi di bidang ini hanya akan berkembang dan menjadi lebih kuat!
7. Pertimbangkan untuk menggunakan program data relationship management (DRM): Program ini bisa membantu kamu lebih memahami berbagai jenis data yang kamu miliki dan hubungan di antara mereka. Mereka juga bisa membantu kamu menunjukkan akuntabilitas perlindungan data.
8. Tetap up to date dengan kemajuan teknologi: Ketika teknologi baru (seperti metaverse, AI, dan Internet of Things, misalnya) muncul, masalah privasi data baru muncul.
9. Kembangkan kesadaran etis: Kembangkan budaya di mana data pribadi dihargai dan dilindungi. Membuat keputusan yang tepat tanpa dipaksa untuk melakukannya. Ingat, hanya karena kamu bisa melakukan sesuatu bukan berarti kamu harus melakukannya.
10. Bersiaplah untuk iklan kontekstual: Perpindahan dari cookie dan dari data pihak ketiga ke pihak pertama akan melihat munculnya iklan kontekstual, dengan masalah privasi data yang sesuai.