Tahukah Anda berapa banyak uang yang Anda hasilkan? Ini jenis pertanyaan yang aneh untuk ditanyakan kepada pemilik bisnis, tetapi juga pertanyaan dengan jawaban yang sangat rumit. Untuk mengetahui keuntungan Anda, Anda tidak bisa hanya menambahkan pendapatan Anda, tetapi Anda juga harus memperhitungkan pengeluaran seperti sewa, gaji karyawan, inventaris yang rusak, biaya bank, internet bisnis dan paket telepon, dan sejumlah kemungkinan pendapatan lainnya- aktivitas menguras tenaga.
Masukkan laporan laba rugi, atau laporan pendapatan. Ini adalah penjelasan baris demi baris yang relatif sederhana tentang, yah, untung dan rugi perusahaan Anda, semuanya ditambahkan ke ringkasan rapi dari laba bersih Anda.
Seiring dengan menunjukkan kepada Anda apakah bisnis Anda tidak diketahui, laporan laba rugi juga menunjukkan kepada bank dan investor bagaimana Anda melakukannya sehingga mereka memutuskan hal-hal seperti jumlah pinjaman dan suku bunga. Yang terpenting, laporan laba dan rugi dapat membantu Anda membuat keputusan penting tentang di mana harus memotong biaya dan bagaimana cara meningkatkan keuntungan.
Anda tidak perlu menyiapkan sendiri laporan laba dan rugi. Banyak software akuntansi yang akan melakukannya untuk Anda. Tetapi jika Anda tidak ingin berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi atau Anda hanya ingin membuat laporan Anda sendiri, jangan khawatir itulah tujuan kami di sini.
Daftar isi
Langkah-langkah untuk membuat Laporan Laba dan Rugi
Langkah 1: Cari tahu format
Jika Anda memilih keluar dari perangkat lunak akuntansi, program spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets akan membantu Anda menjaga prosesnya tetap sederhana. Bergantung pada produk yang Anda gunakan, Anda dapat menemukan templat yang mudah alih-alih membuat dokumen dari awal. Misalnya, Microsoft Office menawarkan serangkaian templat Excel untuk laporan laba rugi.
Asosiasi Bisnis Kecil AS juga menawarkan templat laporan laba rugi sederhana yang dapat Anda unduh, cetak, dan isi dengan mudah.
Langkah 2: Pilih kerangka waktu
Sebagian besar bisnis menghitung untung dan rugi mereka secara bulanan, triwulanan, atau tahunan. Jika pemberi pinjaman atau investor meminta Anda untuk laporan laba rugi, mereka harus menentukan jangka waktu yang perlu mereka lihat.
Jika tidak, pastikan untuk memilih kerangka waktu yang menunjukkan tren umum tanpa membanjiri Anda dengan terlalu banyak data; kurang dari sebulan mungkin terlalu sedikit waktu untuk mengungkapkan tren, sementara lebih dari satu tahun mungkin terlalu banyak.
Langkah 3: Buat daftar pendapatan
Untuk sebagian besar bisnis kecil, pendapatan sama dengan penjualan, atau barang yang terjual seperti jumlah produk rambut yang dijual oleh salon Anda, jumlah produk roti yang dijual oleh kafe Anda, atau jumlah cetakan yang dijual oleh toko fotokopi Anda. Tetapi bergantung pada bisnisnya, pendapatan juga dapat mencakup hal-hal seperti uang sewa, pengembalian pajak, atau perjanjian lisensi.
Setiap sumber pendapatan mendapatkan barisnya sendiri di laporan laba rugi Anda. Setelah Anda mencantumkan setiap sumber, jumlahkan untuk pendapatan kotor Anda. Pastikan untuk mengelompokkan setiap sumber berdasarkan bulan Anda akan menginginkan jumlah total yang dihitung dari setiap sumber pendapatan untuk setiap bulan, bukan hanya jumlah total dari semua pendapatan.
Langkah 4: Hitung biaya langsung
Sekarang setelah Anda menjumlahkan pendapatan Anda, inilah saatnya untuk melihat seberapa menguntungkan bisnis Anda dengan menjumlahkan biaya langsung Anda, atau biaya yang berhubungan langsung dengan produksi barang yang Anda jual.
Jika Anda menjual produk fisik, biaya langsung juga bisa disebut HPP, atau harga pokok penjualan dengan kata lain, berapa biaya untuk membuat barang yang Anda jual.
Tidak yakin biaya apa yang dihitung sebagai HPP? Misalnya Anda menjual sarung tangan oven bertema liburan di Etsy. Untuk membuat barang Anda, Anda harus membeli kain, benang, mesin jahit, gunting, peniti, pola, dan berbagai bahan lainnya. Uang yang Anda belanjakan untuk membeli barang-barang itu adalah biaya langsung Anda.
Bagaimana jika bisnis Anda menyediakan layanan alih-alih barang? Karena Anda tidak menjual produk fisik, Anda tidak memiliki HPP, tetapi Anda masih memiliki biaya langsung. Misalnya, jika Anda seorang psikolog, ruang kantor Anda penting untuk layanan yang Anda berikan: tanpa kantor, Anda tidak dapat menawarkan layanan. Jadi dalam kasus ini, uang yang Anda bayarkan untuk kantor akan menjadi salah satu biaya langsung utama Anda.
Tunggu tunggu, masih ada lagi! Biaya langsung juga dapat mencakup biaya tenaga kerja yang langsung masuk ke produk atau layanan Anda. Bayangkan Anda adalah pemilik perusahaan kecil pemotongan rumput. Membeli mesin pemotong rumput bukan satu-satunya biaya langsung Anda jumlah uang yang Anda bayarkan kepada karyawan untuk mendorong mesin pemotong rumput juga merupakan biaya langsung.
Langkah 5: Hitung laba kotor
Jadi sekarang Anda tahu berapa biaya langsung Anda. Tetapi apakah mereka lebih besar daripada yang Anda kenakan kepada pelanggan untuk produk atau layanan Anda? Mari kita cari tahu: kurangi biaya langsung dari total pendapatan Anda untuk mendapatkan laba kotor. Mudah-mudahan, Anda mendapatkan angka positif yang menempatkan bisnis Anda dengan nyaman di hitam.
Anda juga dapat menghitung margin kotor, yang mewakili laba kotor sebagai persentase. Kurangi saja biaya langsung dari pendapatan kotor Anda, lalu bagi angka tersebut dengan pendapatan kotor. Kemudian kalikan saja angka itu dengan 100. Petunjuk: margin kotor yang lebih tinggi menunjukkan efisiensi yang lebih tinggi, yang sangat bagus untuk bisnis kecil mana pun.
Langkah 6: Hitung biaya operasional dan nonoperasional
Sayangnya, pengeluaran tidak berhenti pada laba kotor Anda: pengeluaran penting lainnya menjaga bisnis Anda tetap berjalan, dan Anda juga perlu memperhitungkannya. Setelah Anda menjalankan laba kotor, total pengeluaran operasional dan non-operasional bisnis Anda:
- Biaya operasional adalah segala pengeluaran yang diperlukan untuk bisnis Anda yang bukan merupakan biaya langsung, atau uang apa pun yang tidak langsung digunakan untuk membuat barang atau menyediakan layanan. Bergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan, ini dapat mencakup utilitas bulanan, paket internet dan telepon bisnis, perangkat keras dan peralatan, biaya pemasaran, perlengkapan kantor, perbaikan dan pemeliharaan gedung dan peralatan, dan apa pun yang memengaruhi bisnis Anda sehari-hari. operasi .
- Biaya non-operasional (mudah-mudahan) adalah pengeluaran satu kali seperti biaya hukum, denda pajak, atau bunga atas pinjaman bisnis.
Di sinilah hal-hal menjadi sedikit membingungkan. Ada beberapa istilah untuk biaya operasi yang sebagian besar memiliki arti yang sama tetapi dapat dibagi menjadi beberapa kategori terpisah pada laporan laba rugi Anda. Beberapa istilah alternatif yang ingin Anda pahami termasuk ini:
- Biaya administrasi adalah pengeluaran umum yang tidak spesifik untuk departemen mana pun. Misalnya, jika setiap departemen dalam bisnis Anda mengirimkan surat, tidak hanya departemen SDM atau penggajian, biaya perangko dan amplop akan dihitung sebagai biaya administrasi.
- Overhead dapat mengacu pada biaya tetap dalam menjalankan bisnis yang tidak bervariasi dari bulan ke bulan (berbeda dengan biaya operasional, yang dapat berfluktuasi). Jika Anda membayar biaya bulanan yang sama untuk perangkat lunak akuntansi Anda, itu akan dihitung sebagai biaya tetap, atau overhead. Masalah yang rumit, meskipun, overhead juga dapat berarti semua tenaga kerja tidak langsung dan biaya produksi, sementara biaya operasi dapat berarti biaya untuk menjalankan bisnis.
- PB&A adalah singkatan dari penjualan, umum, dan biaya administrasi. Pada dasarnya, istilah tersebut mencakup segala hal kecuali untuk HPP, biaya langsung, biaya penelitian dan pengembangan, dan bunga pinjaman usaha.
Tergantung di mana Anda melihat, biaya operasional juga bisa disebut sebagai biaya tidak langsung (sebagai lawan dari biaya langsung ).
Menyulap semua istilah ini adalah tambahan yang menjengkelkan untuk proses yang sudah rumit tetapi ketahuilah bahwa apa pun sebutan Anda, apa pun di luar biaya langsung Anda adalah biaya tidak langsung yang Anda kurangi dari laba kotor untuk mendapatkan laba bersih .
Langkah 7: Dapatkan keuntungan Anda
Saatnya untuk momen kebenaran: apakah bisnis Anda menguntungkan atau tidak? Kuatkan diri Anda, tarik napas dalam-dalam, dan kurangi total pengeluaran Anda dari laba kotor untuk mendapatkan laba bersih.
Apakah laba bersih Anda positif? Bagus! Anda berada di jalur kesehatan finansial. Apakah rendah, nol, atau negatif? Saatnya mengevaluasi kembali beberapa praktik bisnis. Itu bisa berarti mengurangi OPEX (biaya operasi) Anda, mengurangi departemen, atau mengganti produsen bahan mentah untuk mengurangi COGS (harga pokok penjualan) Anda.
Inklusi lainnya: PSBP, PSP, dan PSBPDA
Langkah-langkah di atas menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat laporan laba rugi yang sederhana dan langsung; Anda tidak memerlukan data lebih dari yang kami cantumkan di sini untuk mengisi templat Asosiasi Bisnis Kecil AS.
Tapi mungkin Anda sedang melakukan peramalan bisnis secara mendalam, atau mungkin bank Anda meminta info lebih lanjut sebelum menyetujui pinjaman Anda. Dalam hal ini, Anda menginginkan laporan laba rugi yang lebih panjang, lebih rinci, dan lebih akurat, yang berarti membiasakan diri dengan singkatan berikut:
- Penghasilan sebelum bunga dan pajak (PSBP): Total pendapatan bersih bisnis Anda tanpa memperhitungkan pajak penghasilan dan bunga pinjaman.
- Penghasilan sebelum pajak (PSP): Total pendapatan bersih bisnis Anda ditambah pajak yang ingin Anda bayarkan (berdasarkan kewajiban pajak yang diproyeksikan bisnis Anda).
- Penghasilan sebelum bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi (PSBPDA): Total pendapatan bersih bisnis Anda tanpa memperhitungkan pajak penghasilan, bunga pinjaman, atau depresiasi dan amortisasi.
Definisi: Penyusutan dan amortisasi
Penyusutan mengacu pada nilai aset fisik bisnis Anda yang terus menurun, seperti mobil perusahaan atau gedung kantor. Semakin banyak Anda mengemudikan mobil, semakin menurun nilainya.
Amortisasi mengacu pada nilai aset non-fisik (atau tidak berwujud) bisnis Anda yang terus menurun, seperti paten, hak cipta, dan merek dagang.
Pertanyaan yang sering diajukan
1. Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat laporan laba rugi?
Jawabannya sangat bergantung pada ukuran bisnis Anda, tetapi tanggung jawab P&L dapat jatuh ke CPA Anda, CEO Anda, atau Anda, jika Anda bekerja sendiri.
2. Apakah ada beberapa jenis laporan laba rugi?
Iya. Ada laporan laba rugi khas yang dirinci di atas, dan ada P&L pro forma, yang merupakan laporan laba rugi yang Anda isi saat pertama kali memulai bisnis. Bagaimana Anda mengetahui pendapatan untuk bisnis yang baru saja dimulai? Sejujurnya, Anda memberikan tebakan terbaik Anda yang membuatnya menjadi proyeksi laba rugi, bukan catatan untung dan rugi saat ini.
Jika ini adalah P&L pertama Anda (atau P&L pro forma), pastikan untuk menurunkan pendapatan dan meningkatkan pengeluaran Anda. Ini adalah waktu yang tepat untuk merinci semua pengeluaran Anda secara lengkap, mulai dari tagihan listrik hingga stapler pengganti yang baru saja Anda beli. Memiliki daftar lengkap pengeluaran dapat membantu Anda memoderasi pengeluaran tambahan dan biaya operasional, yang membantu Anda membangun praktik bisnis yang hemat ke dalam perusahaan Anda sejak awal.
3. Di mana saya mendapatkan semua data yang saya butuhkan untuk laporan laba rugi saya?
Ada banyak data keuangan untuk Anda masukkan ke dalam laporan P&L Anda. Suka, banyak. Menemukan titik awal bisa jadi mengintimidasi, tetapi jauh lebih sedikit jika Anda sudah memiliki sistem pembukuan yang bagus. Jika ya, Anda akan memiliki akses mudah ke tanda terima, faktur, potongan pembayaran, pembayaran kartu kredit, data pajak, bunga yang masih harus dibayar, dan banyak lagi perusahaan Anda sehingga Anda dapat duduk dan mulai menjalankan nomornya.
Jika Anda belum memiliki sistem pembukuan yang bagus, kurangi waktu luang Anda dan segera buatlah sekarang. (Secara harfiah sekarang. Sekarang. Menjauhlah dari halaman ini dan bawa engkau ke pemegang buku.)
Jika Anda melakukan transaksi tunai, mulailah menyimpan kuitansi dan menyimpannya dengan cara yang logis dan teratur. Atur buku besar Anda. Sewa pembukuan paruh waktu dengan sedikit biaya atau berinvestasi dalam perangkat lunak pembukuan yang menyimpan semua data Anda di tempat yang sama.
Menjadi teratur termasuk memasukkan semua informasi Anda ke dalam perangkat lunak akuntansi baru bisa menjadi kurva pembelajaran yang curam. Tetapi selain menciptakan produk dan layanan yang sangat baik dan mempekerjakan karyawan yang luar biasa, tidak ada yang lebih penting bagi bisnis Anda selain catatan keuangan yang akurat dan terperinci, termasuk laporan laba rugi.
Kesimpulan
Dengan dokumen keuangan yang tepat dan keyakinan yang tinggi pada keterampilan rumus Excel Anda, membuat laporan untung dan rugi yang sederhana benar-benar dapat dilakukan. Setelah Anda menyelesaikan prosesnya, jangan ragu untuk mengambil data untuk laporan laba rugi kapan pun Anda perlu ini adalah cara terbaik, tercepat, dan termurah untuk mengevaluasi kesehatan keuangan bisnis kecil Anda dengan cepat.
