Performance Management: 4 Tahapan Penting Dalam Praktik Pendekatan Performance Management

Ditulis.ID – Setiap perusahaan pasti menginginkan kinerja terbaik dari karyawannya. Namun, sebagai manusia tidak bisa dipungkiri akan ada dinamika yang terjadi dari kinerja karyawan. Disinilah peran performance management diperlukan sebagai sistem kontrol yang jelas terhadap performa dari setiap elemen di perusahaan.

Mengingat karyawan adalah aset berharga, maka perusahaan wajib meningkatkan dan menjaga performa karyawannya dengan cara menerapkan performance management.

Oleh karena itu sangat penting untuk memahami peran penting dari manajemen kinerja beserta tahapan penerapannya dengan bantuan software HRIS. Untuk lebih jelasnya, simak ulasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Performance Management

Pengertian performance management menurut Armstrong (2004) adalah suatu proses pendekatan strategis untuk memastikan kinerja yang optimal sehingga memberi kesuksesan kepada organisasi.

Manajemen kinerja harus dilakukan secara ideal agar kinerja karyawan bisa lebih terkontrol namun tetap dengan cara yang humanis. Begitu juga dengan tahapannya yang harus direncanakan secara spesifik, cermat, mengacu pada target dan kemampuan dari karyawan.

Proses pelaksanaannya pun harus sistematis untuk membuat karyawan bisa satu arah dengan perusahaan demi mencapai tujuan yang berkelanjutan. Namun, masing-masing karyawan memiliki karakteristik yang berbeda-beda, sedangkan perusahaan karyawannya mampu mencapai visi dan misi yang sama.

Maka dari itu, manajemen kinerja sangat penting bagi karyawan dan perusahaan. Di samping itu, proses tersebut dapat membantu karyawan mengasah kemampuan dan juga bakatnya supaya terus berkembang.

Tujuan Adanya Performance Management

Tujuan dari adanya performance management system adalah untuk menjaga kestabilan performa karyawan. Tidak hanya sekedar memacu karyawan agar mencapai target perusahaan, tetapi agar terus berkembang sehingga memiliki kapabilitas yang lebih dari waktu ke waktu.

Berikut ini beberapa tujuan dari performance management secara spesifiknya:

• Mengidentifikasi kemampuan dan bakat karyawan sehingga perusahaan dapat mengetahui sejauh mana karyawan mampu memberikan yang terbaik untuk perusahaan, dan karyawan jadi paham apa yang perusahaan harapkan.
• Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang kemungkinan terjadi dan dapat mengatasinya melalui proses monitoring, coaching, serta development.
• Meningkatkan komunikasi antar tim dengan efisien agar komunikasi bisa terjalin dengan optimal. Selain itu dalam prosesnya dapat memberikan feedback yang teratur dan transparan, sehingga kinerja karyawan meningkat.
• Mampu menciptakan dasar ketentuan untuk keputusan administratif, seperti benefit dan kompensasi karyawan, struktur upah, dan kenaikan gaji berdasarkan kinerja karyawan.
• Menerapkan standar kerja yang jelas, terencana, terukur, dan dapat dicapai. Meskipun terdapat dinamika kinerja karyawan, setidaknya ada standar performance yang disepakati antara karyawan dan perusahaan.

8 Manfaat Performance Management

Selain peningkatan profitabilitas yang disebutkan di atas, manfaat lain apa yang bisa diberikan oleh performance management?

1. Mengawasi Kebutuhan Pelatihan

Memperkenalkan ulasan yang lebih sering, baik formal maupun informal, bisa membantu untuk lebih memahami keahlian karyawan. Menyediakan forum terbuka bagi karyawan untuk berbagi dan mendiskusikan peran mereka secara harmonis bisa menunjang untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sebelum berpengaruh pada produktivitas.

Apakah karyawan Anda perlu memoles keterampilan tertentu atau sekadar mengikuti tren baru untuk peran mereka; performance management dan tinjauan rutin bisa menunjang untuk mengidentifikasi kekurangan atau persyaratan pelatihan di masa mendatang.

2. Meningkatkan Semangat Kerja

Semua orang suka diberi tahu bahwa mereka melakukan pekerjaan dengan baik. Tinjauan kinerja memberikan pengaturan yang sempurna untuk memformalkan dan mendokumentasikan pujian. Namun, ulasan seharusnya tidak hanya tentang menetapkan tujuan untuk kuartal mendatang. Ini juga harus menyediakan lingkungan bagi manajer lini untuk mengenali individu di tim mereka.

Karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Secara mengejutkan, 69% karyawan mengatakan bahwa mereka akan bekerja lebih keras jika mereka merasa upaya mereka diakui. Tidak ada lagi pengakuan gaji yang cukup tetapi saran/masukan dan ulasan rutin adalah kunci untuk menjaga moral karyawan.

3. Menunjang Untuk Mengidentifikasi Karyawan Yang Tepat Untuk Promosi

Tinjauan rutin adalah cara yang bagus untuk lebih memahami kinerja karyawan Anda dan kesesuaian mereka untuk promosi.

Semua karyawan akan melalui proses penilaian kinerja yang sama. Dengan demikian, manajer bisa mengevaluasi mereka dengan lebih baik untuk promosi, kenaikan gaji, atau transfer dengan cara yang sama dan konsisten. Ini tidak hanya akan membantu memastikan karyawan yang tepat dipilih untuk promosi; tetapi akan memungkinkan lebih banyak transparansi dan keadilan dalam proses pemilihan Anda.

4. Membantu Menentukan Jalur Karir

Didefinisikan dengan jelas, jalur karir yang bisa diidentifikasi menyediakan karyawan dengan tujuan dalam organisasi, meningkatkan motivasi dan secara signifikan mengurangi pergantian staf.

5. Mendukung Perencanaan Tenaga Kerja

Tinjauan yang sering dilakukan dengan karyawan sebagai bagian dari strategi performance management yang lebih luas juga bisa membantu perencanaan tenaga kerja. Membahas beban kerja saat ini dan masa depan dengan karyawan bisa menunjang untuk mengidentifikasi persyaratan apa pun untuk staf masa depan.

Terlebih lagi, jika karyawan Anda berjuang dengan beban kerja mereka saat ini; ketentuan bisa dibuat untuk berbagi beban di antara anggota tim lainnya dan memprioritaskan tugas yang paling penting.

6. Meningkatkan Retensi/Mempertahankan Karyawan

Penelitian oleh HR Daily Advisor awal tahun ini menemukan bahwa perusahaan yang menerapkan saran/masukan karyawan reguler mempunyai tingkat turnover 14,9% lebih rendah daripada karyawan yang tidak menerima saran/masukan. Pergantian staf yang tinggi bisa berpengaruh besar pada perusahaan Anda. Belum lagi dampaknya pada moral staf dan sekadar menyelesaikan sesuatu.

Sifat performance management memastikan bahwa harapan karyawan Anda dan tujuan mereka jelas dan ditinjau secara harmonis. Terlebih lagi, pengenalan sesi saran/masukan reguler dan ulasan memungkinkan karyawan untuk mengangkat dan menyelesaikan masalah apa pun.

Ketika karyawan mempunyai kesempatan untuk berinteraksi secara harmonis dengan manajer mereka, komunikasi menjadi lebih lancar dan mudah. Selain itu, para manajer terus mengikuti perkembangan tim mereka dan potensi masalah apa pun.

Strategi tinjauan kinerja yang baik akan memungkinkan adanya saran/masukan yang harmonis – baik formal maupun informal. Ini akan memprioritaskan pengakuan karyawan dan mendorong pembelajaran dan pengembangan.

7. Memberikan Otonomi Karyawan Yang Lebih Besar

Setelah karyawan Anda mengetahui tujuan bisnis yang lebih luas dan kontribusi mereka terhadap tujuan tersebut; mereka relatif bebas untuk membuat pilihan mereka sendiri tentang bagaimana mereka menjalankan tanggung jawab mereka. Akibatnya, karyawan lebih bahagia, lebih berkomitmen, lebih produktif, dan lebih loyal daripada mereka yang setiap aktivitasnya didikte.

Manajer lini akan mendapatkan kepastian dari sesi saran/masukan reguler dan diskusi untuk meninjau kemajuan karyawan terhadap tujuan yang disepakati. Ini menumbuhkan budaya kepercayaan dan inisiatif di antara karyawan Anda. Budaya di mana ide dan kreativitas mengalir dengan bebas. Budaya seperti itu hanya akan menguntungkan bisnis Anda dalam jangka panjang.

8. Meningkatkan Akuntabilitas

Akuntabilitas memainkan peran penting dalam keberhasilan suatu organisasi, tetapi memastikan akuntabilitas yang efektif tidaklah mudah. Seringkali, akuntabilitas sama dengan budaya menyalahkan. Hal ini tidak hanya salah, tetapi sangat merugikan budaya perusahaan dan moral karyawan. Akuntabilitas yang efektif mendefinisikan misi, nilai, dan tujuan perusahaan, dan memastikan setiap individu memahami peran mereka di dalamnya.

Tahapan Penting Dalam Menerapkan Performance Management

Satu hal yang perlu Anda ketahui bahwa pada praktiknya, pendekatan performance management dalam dunia usaha dan industri sangat beragam.

Secara garis besar tahapan dalam proses eksekusi dan penerapannya terbagi menjadi 4 fase, diantaranya adalah:

Fase Perencanaan

Tahap awal adalah fase perencanaan. Di tahap ini, perusahaan harus membuat rencana kerja terlebih dahulu yang disesuaikan dengan Key Performance Indicator (KPI) dan target strategis.

Selain itu, perusahaan juga diharuskan menerapkan nilai-nilai berdasarkan metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time Oriented). Perencanaan ini dapat dilakukan oleh CEO atau direktur yang kemudian diturunkan ke manajer sampai level terendah.

Fase Pelaksanaan

Setelah penyusunan rencana, tahapan selanjutnya adalah fase pelaksanaan. Sejumlah poin yang ingin dicapai harus disampaikan kepada karyawan agar ada pemahaman bersama. Namun, pada tahap ini dibutuhkan pengawasan agar dapat memberikan feedback kepada karyawan jika ada ketidaksesuaian rencana saat proses berjalan. Feedback inilah yang nantinya dapat memberikan motivasi kepada karyawan.

Fase Checking

Di tahap ini perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap pencapaian kinerja karyawan dan membandingkannya dengan rencana kerja yang awal. Tahap evaluasi yang dilakukan bisa berupa diskusi, sehingga dapat dilakukan kembali adjustment ketika ada ketidaksamaan pemahaman. Pihak yang terlibat disini yaitu karyawan, manajer, HRD, dan manajemen.

Fase Aksi

Setelah proses evaluasi selesai, berikutnya adalah fase tindakan untuk mengambil langkah yang sesuai dengan hasil tersebut. Apabila target tercapai berikan apresiasi dan masukan positif untuk kualitas kerjanya di kemudian hari, sehingga karyawan memiliki motivasi untuk terus mengembangkan kemampuannya.

Melaksanakan manajemen kinerja kepada karyawan bukan sesuatu yang mudah dilakukan karena setiap karyawan memiliki karakteristik berbeda-beda. Namun, Anda tidak perlu khawatir jika ingin menerapkan pendekatan performance management dengan bantuan HRIS.

Anda bisa menggunakan salah satu Software HRIS Indonesia terbaik dari LinovHR untuk membantu Anda melakukan proses review terhadap kinerja karyawan. Apalagi LinovHR didukung fitur-fitur canggih untuk mengelola administrasi karyawan, mulai dari absensi,  pengajuan permohonan cuti, hingga penilaian kinerja.