Surat izin tidak masuk kerja adalah surat resmi atau email yang dikirim karyawan untuk memberitahu atasan mereka tentang pekerjaan yang kosong karena ingin meminta ijin dengan surat izin. Ini mengacu pada peristiwa luar biasa seperti keadaan darurat, masalah keluarga, penyakit, atau masalah pribadi penting yang tidak bisa ditunda. Dalam kebanyakan surat izin, karyawan tidak masuk kerja hanya untuk jangka waktu yang singkat, sehari, atau sebagian hari.
Karyawan harus mengirimkan surat izin tidak masuk kerja sesegera mungkin, idealnya sebelum bolos kerja, sehingga mereka bisa meminta izin. Namun, seringkali karyawan tidak bisa masuk kerja karena alasan mendesak dan mengirim surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya hanya setelah absen.
Setiap perusahaan mempunyai peraturan internal mengenai kebijakan cuti dan cuti pribadi. Banyak dari mereka menawarkan pedoman dan menyarankan karyawan tentang apa yang harus dilakukan jika ada pekerjaan yang hilang. Yang terbaik adalah menyediakan format surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya dan memandu karyawan untuk memberikan semua informasi yang kamu butuhkan dengan cara yang terorganisir dengan baik. Lebih baik lagi menggunakan solusi software SDM berbasis cloud yang memungkinkan karyawan mengajukan cuti dari mana saja dan menggunakan perangkat apa pun.
Daftar isi
Pahami Kebijakan Perusahaan Dan Preferensi Atasan Kamu
Meskipun perusahaan kamu mungkin mempunyai kebijakannya sendiri mengenai hari sakit kamu, manajer kamu mungkin mempunyai pandangan yang berbeda. Biasanya, perusahaan meminta karyawan untuk memberitahu manajer mereka tentang hari sakit. Untuk cuti yang diperpanjang (lebih dari empat hari) karena sakit, beberapa perusahaan juga memerlukan surat dokter. Ini untuk memastikan bahwa kamu mempunyai alasan yang sah untuk mengambil cuti sakit.
Bos kamu mungkin mempunyai preferensi tentang apakah kamu mengirim email, menelepon, atau mengirim pesan teks untuk memberitahu mereka bahwa kamu sedang sakit. Beberapa manajer—dan perusahaan—lebih suka kamu mengirim catatan tentang absen kamu ke tim kamu, dan bukan hanya atasan langsung kamu, sehingga semua kolega kamu mengetahui bahwa kamu tidak ada.
Cara Memberitahu Bos Kamu
Apakah diperlukan atau tidak, ada baiknya kamu menuliskan surat izin tidak masuk kerja karena sakit kamu secara tertulis. Dengan begitu kamu mempunyai catatan tentang apa yang terjadi, dan manajer kamu bisa dengan mudah mendokumentasikan absen tersebut.
Jika kamu harus bolos kerja karena sakit mendadak, kamu harus berusaha semaksimal mungkin untuk memberitahu atasan kamu sesegera mungkin. Panggilan telepon, teks, atau email cepat untuk memberitahu mereka bahwa kamu tidak bisa berada di pekerjaan kamu hari itu adalah prioritas mutlak. Gunakan metode apa pun yang disukai di kantor kamu.
Ketika kamu kembali bekerja, kamu harus memberikan surat atau email alasan absen secara resmi, bersama dengan dokumentasi pendukung (catatan dokter, evaluasi UGD, dll.).
Apa Yang Harus Disertakan Dalam Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit DLL?
Surat atau email absen kerja harus menyertakan informasi yang jelas seperti tanggal atau waktu absen dan alasan absen kerja. Itu juga harus menjelaskan jika karyawan tersebut meminta izin untuk mengambil cuti pribadi atau melewatkan pekerjaan tanpa pemberitahuan.
Namun, ini adalah surat izin resmi, jadi harus mempunyai nada yang sopan dan profesional serta sentuhan pribadi. Beri tahu karyawan tentang seberapa banyak detail yang dibutuhkan dan apakah dokumen pendukung diperlukan. Pastikan surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya kamu mencakup hal-hal berikut:
- Pembukaan yang sopan dan profesional yang mencantumkan gelar dan nama supervisor
- Surat pernyataan yang menjelaskan apakah itu surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya atau surat izin tidak masuk kerja di kemudian hari
- Alasan menulis surat
- Detail dan dokumen pendukung yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan cuti
- Tanggal atau waktu absen
- Pernyataan yang menjelaskan apakah karyawan menyelesaikan tugas mereka sesuai rencana
- Penutup yang sopan yang mencakup pengakuan dan terima kasih.
Apa Yang Harus Disertakan Dalam Surat Atau Email
Gunakan format surat bisnis. Saat menulis surat izin tidak masuk kerja karena sakit, ikuti format surat bisnis. Sertakan informasi kontak kamu, tanggal, dan informasi kontak majikan kamu. Kemudian, mulailah isi surat kamu dengan salam yang sesuai.
Jelaskan mengapa kamu menulis. Sertakan alasan absen kamu, dan sebutkan jika kamu mempunyai dokumentasi. Sertakan juga tanggal absen kamu. Namun, buatlah bagian ini dari surat kamu singkat.
Jadilah jelas tapi ringkas. Kemudian, akhiri dengan penutupan profesional dan tanda tangan kamu.
Pastikan email kamu profesional. Saat menulis email, jaga agar pesan kamu tetap profesional seperti korespondensi bisnis lainnya. Kamu bisa meninggalkan tanggal dan informasi kontak di bagian atas pesan. Sertakan konten yang sama, tetapi di bawah tanda tangan kamu, sertakan informasi kontak kamu.
Sertakan nama kamu di baris subjek. Isi baris subjek dengan nama kamu dan alasan kamu menulis. Misalnya, baris subjek kamu mungkin hanya “Nama Depan Nama Belakang – Absen” atau “Nama Depan Nama Belakang – Hari Sakit”.
Koreksi pesan kamu. Apakah kamu menulis email atau surat, pastikan untuk mengoreksi pesan kamu sebelum kamu mengirimnya. Ya, kamu sakit, tetapi ini masih pesan profesional. Kamu ingin tulisan kamu jelas dan halus.
Tips Cara Menulis Email/surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit
Email atau surat alasan profesional harus sopan, ditulis dengan baik, dan ringkas. Catatan absen harus jujur dan lugas, menjelaskan alasan tak terduga di balik absen karyawan. Pada saat yang sama, email alasan profesional bukanlah esai dan harus pendek dan mudah dibaca. Hindari detail intim, terlalu pribadi, atau menggunakan bahasa yang berbunga-bunga. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu kamu memulai dan membantu kamu memberikan format terbaik untuk surat absensi kepada karyawan kamu.
- Periksa kebijakan perusahaan mengenai waktu istirahat pribadi – Pastikan kamu memasukkan semua yang diperlukan dalam surat itu (misalnya, dokumen pendukung, alasan yang diterima). Juga, setiap perusahaan setuju dengan jumlah maksimum absen untuk masalah pribadi.
- Menulis seperti seorang profesional – Gunakan nada profesional baik melalui penulisan maupun pemformatan.
- Bersikaplah diplomatis – Gunakan pembukaan dan penutupan yang sesuai yang menyertakan gelar dan nama belakang supervisor.
- Mempunyai orang cadangan – Jika itu surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya, pastikan karyawan menyebutkan siapa yang akan melindungi mereka selama absen atau bagaimana kamu bisa menghubungi mereka (misalnya, telepon darurat atau email).
- Make it policy prof – Jika itu adalah surat izin tidak masuk kerja yang tidak terduga, pastikan karyawan menyebutkan alasan yang diterima oleh kebijakan perusahaan kamu (misalnya, kamu bisa memberikan daftar alasan yang bisa diterima kepada karyawan)
- Jangan samar-samar tetapi juga jangan terlalu pribadi – Karyawan mempunyai hak atas privasi. Sementara beberapa perusahaan mungkin meminta sertifikat medis untuk membenarkan pekerjaan yang hilang karena sakit, surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya tidak boleh masuk ke detail pribadi mengenai kondisi karyawan. Mereka bisa menguraikan partisipasi dalam acara keluarga yang tragis (misalnya, pemakaman kerabat dekat) atau acara profesional yang tidak terduga (misalnya, menerima penghargaan), tetapi mereka tidak boleh mengungkapkan detail intim.
- Tetap singkat – Beberapa frasa yang tulus sudah cukup. Periksa semua poin penting dan sertakan informasi yang relevan tetapi jangan membuat supervisor terlalu banyak membuang waktu untuk membaca surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya. Pernyataan singkat seperti “mohon maafkan atas absen saya”, atau “tolong maafkan atas absen saya” adalah cara yang baik untuk langsung menuju ke subjek surat.
- Ikuti prosedur internal – Manual karyawan harus menjelaskan prosedur yang harus diikuti jika terjadi absen yang tidak terduga. Misalnya, beberapa perusahaan memberikan izin absen hanya untuk acara yang telah direncanakan sebelumnya. Yang lain memerlukan pemberitahuan singkat jika terlambat atau tidak bisa masuk kerja (misalnya, menelepon penyelia atau anggota tim SDM). Pastikan surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya tersebut mengikuti timeline dan prosedur yang telah disepakati di perusahaan kamu.
Format Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit Atau Lainnya
Saat kamu menulis surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya, kamu harus mengikuti struktur tertentu untuk menangani situasi sulit secara profesional. Peristiwa tak terduga jarang yang membahagiakan. Oleh karena itu, karyawan akan membutuhkan semua dukungan yang bisa mereka dapatkan.
Perihal : Surat izin tidak masuk kerja
Yang terhormat Bapak/Ibu/Dr. [Nama Belakang Supervisor],
Saya menulis surat ini untuk [tujuan menulis surat: meminta waktu istirahat pribadi; alasan tidak masuk kerja] pada [periode/tanggal/tanggal dan waktu] karena [alasan: sakit, urusan keluarga, darurat, cuti pribadi].
Surat izin: Selama saya tidak ada, [nama anggota tim] akan menangani tugas saya. Saya akan tersedia untuk keadaan darurat di [email/telepon]. Tolong beritahu saya jika ada tugas lain, yang membutuhkan perhatian mendesak saya?
Surat Pamitan: Mohon terima pemberitahuan resmi ini dan jaminan saya bahwa saya akan menyelesaikan tugas saya sepenuhnya pada [tanggal] seperti yang direncanakan. Saya tetap siap membantu kamu untuk informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas pengertian.
Salam,
[Tanda tangan karyawan]
Contoh Email Alasan Profesionalitas
Temukan di bawah ini beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja karena sakit atau lainnya yang bisa kamu gunakan secara bebas. Kamu cukup menempelkannya ke email, dan dengan sedikit personalisasi, kamu mempunyai sesuatu yang bisa membuat kamu keluar dari masalah. Contoh-contoh yang diberikan mencakup tantangan seperti absen karena urusan keluarga, sakit, tugas penting, keadaan darurat, dll.
Contoh 1: Surat izin tidak masuk kerja karena masalah keluarga
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor],
Karena masalah keluarga yang mendesak, saya tidak bisa masuk kerja pada [tanggal/tanggal + waktu untuk absen sebagian]. Putri saya yang berusia 2 tahun mengalami demam tinggi dan membutuhkan perawatan medis segera. Mohon terima pemberitahuan resmi ini dan jaminan saya bahwa saya akan menyelesaikan tugas saya sepenuhnya pada [tanggal] seperti yang direncanakan.
Mohon maafkan atas absen saya. Saya tetap siap membantu kamu untuk informasi lebih lanjut. Terima kasih atas pengertian.
Salam,
[Tanda tangan kamu]
Jika perlu kamu bisa mengubah judul contoh tersebut di atas sebagai: Tidak masuk kerja karena pesan sakit anak, jika ini mewakili situasi kamu lebih baik .
Contoh 2: Email Permisi untuk absen kerja karena sakit
Perihal : Tidak masuk kerja karena sakit
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor],
Saya tidak bisa masuk kerja pada [tanggal/tanggal + waktu untuk tidak hadir sebagian] karena sakit. [Saya tidak bisa masuk kerja/saya terpaksa pulang kerja lebih awal] karena saya membutuhkan perawatan medis yang mendesak. Harap terima pemberitahuan resmi ini dan pastikan bahwa saya akan menyelesaikan tugas saya sepenuhnya pada [tanggal] seperti yang direncanakan.
Saya tetap siap membantu kamu untuk informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas pengertian.
Hormat saya,
[Tanda tangan kamu]
Tips: jika situasinya sedikit lebih kompleks daripada flu biasa, maka akan lebih tepat untuk mengubah subjek menjadi: Email absen kerja karena sakit .
Contoh 3: Surat izin tidak masuk kerja karena hal penting
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor],
Karena masalah penting, saya tidak bisa menghadiri pekerjaan pada [tanggal], dan saya ingin mengambil hari libur pribadi. Bisakah kamu memberitahu saya jika itu nyaman dan jika kamu memerlukan informasi lebih lanjut?
Terima kasih banyak telah begitu pengertian.
Hormat saya,
[Tanda tangan kamu]
Contoh 4: surat izin tidak masuk kerja resmi karena keadaan darurat
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor],
Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak bisa masuk kerja pada [tanggal] karena keadaan darurat. Saya tersedia melalui email dan telepon sepanjang waktu dan telah menyelesaikan tugas yang direncanakan untuk periode ini. Tolong beritahu saya jika saya bisa memberikan informasi lebih lanjut?
Saya menghargai atas pengertian.
Hormat saya,
[Tanda tangan kamu]
Contoh 5: Surat Keterangan tidak hadir karena masalah keluarga
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor],
Saya menulis surat ini untuk memberitahumu bahwa pada [tanggal] saya tidak masuk kerja karena masalah keluarga yang tidak terduga. [Berikan rincian lebih lanjut: pipa rusak/masalah mobil/masalah pengasuh anak/dll]
Inilah sebabnya saya dengan hormat meminta kamu untuk menerima permintaan maaf saya karena tidak hadir tanpa pemberitahuan.
Terima kasih atas pengertian,
[Nama/Departemen kamu]
Contoh 6: Surat Permisi Formal (Sebelum Tidak Bekerja)
Bapak/Ibu yang terhormat. [Nama Belakang Supervisor]:
Saya menulis surat kepada kamu karena saya tidak bisa menghadiri pekerjaan dari [tanggal] hingga [tanggal]. Saya akan [menghadiri konferensi pribadi / merayakan ulang tahun pernikahan / melakukan beberapa pemeriksaan medis / dll] yang saya bagikan dengan kamu minggu lalu.
Saya telah mengatur dengan [nama rekan kerja] untuk mendukung saya selama jam kerja, dan saya akan menelepon untuk memeriksa dengannya untuk melihat apakah ada sesuatu yang mendesak yang perlu saya tindak lanjuti.
Terimakasih telah menerima permintaan saya. Jika kamu membutuhkan detail tambahan, beri tahu saya.
Hormat saya,
[Namamu]
