Komunikasi verbal terjadi setiap kali Anda menggunakan kata-kata untuk menyampaikan informasi dan ini bisa mencakup kata-kata tertulis dan verbal serta bahasa isyarat. Kemampuan komunikasi verbal yang kuat bisa membangun kepercayaan diri Anda dan membantu Anda membentuk hubungan pribadi dan profesional yang bermakna.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan kemampuan komunikasi verbal, menjelaskan tiga jenis komunikasi verbal yang umum dengan contoh, dan kami mengeksplorasi cara efektif menggunakan komunikasi verbal di tempat kerja.
Daftar isi
Apa Itu Kemampuan Komunikasi Verbal?
Kemampuan komunikasi verbal mengacu pada cara Anda menyampaikan pesan melalui kata-kata. Ini bisa mencakup cara Anda berbicara dan cara Anda menulis. Tujuan utama komunikasi verbal adalah menggunakan bahasa untuk menyampaikan informasi secara jelas dan ringkas.
Kemampuan komunikasi verbal paling sering digunakan selama tiga situasi: komunikasi interpersonal, percakapan kelompok dan berbicara di depan umum. Komunikasi interpersonal mengacu pada satu orang berkomunikasi langsung dengan orang lain. Percakapan kelompok mengacu pada percakapan di antara sejumlah kecil orang dan berbicara di depan umum melibatkan satu orang yang menyajikan informasi kepada sekelompok besar orang.
Contoh Komunikasi Verbal Di Tempat Kerja
Komunikasi verbal yang efektif sangat penting untuk pertukaran ide dan informasi di tempat kerja. Di bawah ini Anda akan menemukan contoh dari tiga bentuk komunikasi verbal.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi satu lawan satu yang diucapkan bisa berlangsung dalam beberapa situasi, antara lain:
- Tinjauan kinerja tahunan dengan supervisor
- Sesi pelatihan karyawan baru
- Pembaruan status untuk supervisor atau rekan kerja
- Pertemuan pribadi dengan sumber daya manusia untuk membahas tantangan atau masalah
- Pertemuan dengan klien baru atau potensial untuk mempromosikan produk atau layanan
Percakapan Grup
Komunikasi yang terjadi antara lebih dari dua orang tetapi kurang dari audiens yang besar bisa mencakup situasi berikut:
- Obrolan ramah dengan rekan kerja
- Sesi brainstorming untuk proyek baru
- Mengkoordinasikan kalender dengan rekan kerja saat menentukan tenggat waktu dan rapat
- Pembaruan status untuk departemen
Berbicara Di Depan Umum (Public Speaking)
Komunikasi yang melibatkan pembicara dan sekelompok besar orang yang mendengarkan bisa terjadi dalam beberapa situasi, antara lain:
- Ceramah dan pidato
- Melatih sekelompok besar orang
- Presentasi (juga akan mencakup komunikasi tertulis)
Contoh Komunikasi Tertulis Di Tempat Kerja
Berikut komunikasi yang dilakukan secara lisan maupun tertulis disebut komunikasi verbal dan ini beberapa contoh komunikasi tertulis yang efektif di tempat kerja:
- Surat
- Laporan
- Presentasi (yang juga mencakup komunikasi verbal)
Bagaimana Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Verbal Anda
Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan kemampuan komunikasi verbal Anda, baik verbal maupun tuverbal:
1. Pertimbangkan Pesan Anda
Putuskan apa yang ingin Anda sampaikan selama percakapan, presentasi, atau komunikasi tertulis Anda berikutnya. Ini mungkin melibatkan brainstorming atau menguraikan daftar poin-poin penting yang ingin Anda buat. Dengan meninjau informasi yang ingin Anda bagikan, Anda bisa memastikan komunikasi Anda tetap fokus dan ringkas.
Misalnya, jika Anda ingin menghadiri konferensi profesional dan Anda memerlukan persetujuan supervisor Anda, Anda mungkin ingin meneliti pembicara di konferensi tersebut dan menguraikan jenis informasi yang akan Anda terima jika Anda menghadirinya. Catat cara-cara di mana informasi ini bisa membantu Anda melakukan pekerjaan Anda. Kemudian, siapkan email dengan semua poin penting ini atau jadwalkan pertemuan pribadi dengan supervisor Anda untuk membahas permintaan ini.
2. Kenali Audiens Anda
Ingatlah audiens yang Anda tuju saat berkomunikasi dan pertimbangkan perspektif mereka. Audiens yang Anda tuju akan menentukan nada komunikasi Anda, serta tingkah laku dan aspek lain dari komunikasi verbal yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi Anda.
Misalnya, mungkin tepat untuk menggunakan nada hangat dan akrab dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal selama bertahun-tahun, tetapi klien baru atau eksekutif mungkin mengharapkan presentasi ide Anda yang lebih formal.
3. Perhatikan Komunikasi Nonverbal Anda
Ketika Anda berkomunikasi melalui kata-kata verbal, Anda harus selalu memperhatikan isyarat nonverbal yang mungkin Anda gambarkan. Ini termasuk tindakan seperti kontak mata, postur, tertawa, batuk, menguap dan ekspresi wajah. Menyadari komunikasi nonverbal Anda memastikan bahwa pesan yang Anda sampaikan melalui tindakan atau bahasa tubuh Anda sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan melalui kata-kata Anda.
Misalnya, jika Anda memberikan presentasi tentang topik yang ceria, Anda mungkin secara sadar memikirkan saat-saat yang tepat untuk tersenyum sehingga komunikasi nonverbal Anda sesuai dengan nada topik Anda.
4. Bicaralah Dengan Jelas
Pikirkan tentang bagaimana Anda ingin berbicara sebelum Anda mulai. Atur pernapasan Anda agar tetap stabil saat Anda berbicara, dan pertimbangkan seberapa cepat atau lambat Anda perlu berbicara. Berbicara dengan jelas bisa meningkatkan seberapa baik orang lain memahami Anda dan memastikan bahwa kata-kata yang Anda ucapkan tersampaikan dan tetap bersama audiens Anda. Salah satu aspek terpenting dari berbicara dengan jelas adalah beradaptasi dengan audiens, pengaturan, dan pesan Anda sehingga nada Anda sesuai dengan informasi yang ingin Anda bagikan.
Misalnya, jika Anda sedang mempresentasikan topik yang kompleks kepada sekelompok orang, Anda mungkin berbicara lebih lambat dan lebih keras daripada dalam pertemuan satu lawan satu.
5. Pilih Kata-kata Tertulis Anda Dengan Hati-Hati
Sama seperti Anda akan berbicara dengan jelas, Anda juga akan menulis dengan niat yang jelas. Menggunakan garis besar, seperti yang dianjurkan di atas, akan membantu Anda tetap fokus pada topik Anda. Tetapi Anda juga ingin memilih kata dan frasa yang sesuai untuk audiens yang Anda tuju.
Selain itu, Anda harus memastikan bahwa komunikasi tertulis Anda tidak terlalu panjang atau diisi dengan detail yang tidak perlu. Demikian juga, pastikan bahwa komunikasi Anda tidak terlalu singkat dan berisi poin-poin penting dari apa yang Anda coba komunikasikan.
Misalnya, jika Anda memperbarui supervisor tentang kemajuan triwulanan Anda, Anda akan ingin mengatur laporan Anda di bagian yang relevan, mengumpulkan data penting untuk mencadangkan tonggak kemajuan Anda dan hanya menyertakan informasi yang berkaitan dengan kuartal yang sedang Anda diskusikan.
6. Berlatih Mendengarkan Secara Aktif
Ketahui kapan harus berhenti berbicara ketika Anda adalah “pengirim” dan bersiaplah untuk mendengarkan saat Anda menjadi “penerima” ketika pihak lain berbicara. Mendengarkan secara aktif akan memastikan bahwa pengirim dan penerima sama-sama bertukar pesan dan umpan balik.
Misalnya, putuskan momen terbaik dalam presentasi Anda ketika Anda mungkin berhenti sejenak untuk mengundang audiens menanggapi atau mengajukan pertanyaan. Saat Anda menjadi penerima, Anda bisa melatih kemampuan mendengarkan secara aktif, sehingga Anda bisa menjawab pertanyaan atau menanggapi umpan balik dengan tenang dan efektif.
7. Pikirkan Sebelum Anda Menekan “Balas”
Ini mungkin dianggap setara dengan mendengarkan secara aktif, tetapi penting untuk berpikir sebelum Anda menjawab secara tertulis, terutama jika topiknya adalah sesuatu yang menyebabkan kebingungan atau perdebatan.
Misalnya, jika seorang rekan kerja mengirim email untuk mengatakan bahwa Anda telah melewatkan tenggat waktu, tinjau kalender Anda untuk memastikan bahwa Anda sebenarnya telah melewatkan tenggat waktu dan/atau proyek tersebut memang ditugaskan kepada Anda. Jika ada miskomunikasi di pihak Anda, Anda bisa meminta maaf dan memprioritaskan proyek. Jika ada miskomunikasi di pihak mereka, Anda bisa dengan tenang memperbaiki kebingungan tersebut.
