Jika Anda salah satu dari banyak karyawan perusahaan yang terkadang perlu bepergian dengan kendaraan milik perusahaan seperti van, bus, mobil, atau bahkan jet, penting untuk mengetahui protokol yang dianggap sebagai praktik terbaik bagi perusahaan di seluruh dunia. Tentu saja, Anda harus selalu mematuhi kebijakan perusahaan tertentu di tempat Anda bekerja, tetapi jika tidak ada aturan tertulis, sebaiknya pahami beberapa pedoman standar umum. Protokol perjalanan bisnis sangat masuk akal, bahkan jika orang tidak selalu setuju dengannya atau senang mengikutinya.
Ketika Anda berhenti untuk memikirkannya, sebuah perusahaan dihadapkan pada risiko hukum tingkat tinggi setiap kali pekerja atau pelanggan bepergian dengan kendaraan armada.
Daftar isi
9 Aturan Pergi Dengan Kendaraan Milik Perusahaan
Kekhawatiran tentang keselamatan, perilaku yang dapat diterima, penggunaan bahan bakar, dan rute yang tepat harus selalu ada dalam pikiran Anda saat menggunakan atau mengoperasikan kendaraan perusahaan. Berikut ini sekilas beberapa aturan inti untuk menggunakan mobil, truk, bus, dan van milik perusahaan (dan dalam beberapa kasus, jet).
1. Tanyakan Tentang Alternatif
Jika Anda merasa tidak nyaman menggunakan transportasi milik perusahaan, tanyakan apakah boleh naik mobil sendiri, terbang, atau naik kereta api ke tempat tujuan. Dalam situasi di mana Anda tidak ingin berada dalam jarak dekat dengan rekan kerja, sebut saja satu contoh, cari penyelia dan tanyakan tentang alternatif. Jangan pernah berasumsi bahwa Anda harus melakukan perjalanan dengan orang lain di dalam mobil perusahaan. Sebagian besar majikan akan bekerja dengan preferensi Anda jika Anda memberi tahu mereka sebelumnya dan menjelaskan alasan Anda dengan jelas.
2. Ketahui Kebijakan Manajemen Armada
Jika organisasi Anda tidak memiliki kebijakan manajemen perjalanan dan armada tertulis, itu harus. Tanyakan kepada supervisor Anda bagaimana cara mengetahui tentang peraturan resmi perusahaan terkait penggunaan alat angkut bisnis untuk pengiriman, perjalanan bisnis, dan panggilan layanan. Misalnya, jika ada panduan tertulis, pastikan untuk membacanya sepenuhnya sebelum perjalanan pertama Anda dengan kendaraan milik perusahaan. Banyak perusahaan menggunakan sistem telematika canggih dalam sistem manajemen armada yang komprehensif, jadi Anda akan belajar banyak hanya dengan meninjau bagaimana perusahaan Anda menangani transportasi.
3. Asumsikan Anda Sedang Diamati
Suka atau tidak suka, sebagian besar transportasi komersial modern, termasuk truk, mobil, dan van perusahaan Anda, dilengkapi dengan berbagai jenis peralatan pengawasan. Paling tidak, perangkat ini, seperti kamera standar yang menghadap pengemudi, digunakan untuk meningkatkan keselamatan semua penumpang dan pelancong. Namun, karena hukum konsekuensi yang tidak diinginkan, beberapa organisasi menggunakan perangkat berteknologi tinggi untuk mengawasi karyawan.
Intinya tentang komponen semacam ini adalah Anda tidak pernah benar-benar tahu apa yang Anda hadapi. Segala bentuk transportasi non-pribadi dapat, secara teoritis, termasuk alat pendengar, kamera kecil, perekam suara, atau unit perekam video. Saat bepergian untuk bekerja, anggap bos Anda duduk di sebelah Anda.
4. Tidak Merokok atau Minum Alkohol
Untuk beberapa alasan, orang sering berasumsi bahwa begitu mereka meninggalkan ruang kantor biasa, mereka dapat melepaskan diri dan terlibat dalam segala macam perilaku yang akan dianggap tidak dapat diterima dalam situasi kerja. Ingatlah bahwa hanya karena Anda sedang dalam perjalanan dan mungkin bersantai dengan rekan kerja, Anda tetap bekerja. Secara teknis, Anda masih di kantor, kecuali versi roda empat yang biasa Anda gunakan.
Aturan tentang merokok bervariasi dari majikan ke majikan, dan beberapa organisasi memiliki aturan yang agak longgar tentang masalah ini. Namun, dalam sebagian besar situasi, hindari merokok di dalam mobil, truk, atau van perusahaan. Juga, jika Anda menyukai pekerjaan Anda dan ingin mempertahankannya, ingatlah untuk menghindari konsumsi alkohol saat berada di kantor atau di properti perusahaan, dan itu termasuk properti beroda. Di penghujung hari, di ruang tunggu hotel, diperbolehkan untuk minum satu atau dua, selama Anda bisa menanganinya dan berperilaku bertanggung jawab dalam setiap kejadian.
5. Tetap pada Jadwal
Sebagian besar perjalanan bisnis menyertakan jadwal tertulis acara, pemberhentian, dll. Cara paling sederhana untuk mematuhi kebijakan dan pedoman resmi adalah dengan tidak mengubah, berimprovisasi, atau menambahkan pemberhentian tambahan ke rencana perjalanan asli. Jika Anda melakukan serangkaian panggilan penjualan, misalnya, dan ingin menambahkan satu atau dua perhentian ke rute, pastikan untuk mencatat alasannya, mendapatkan persetujuan, atau mematuhi apa pun kebijakan organisasi Anda di area ini.
6. Berkendara dengan Aman
Anda tahu bagaimana Anda mengendarai mobil baru Anda dalam perjalanan pulang dari dealer? Begitulah seharusnya Anda mengoperasikan kendaraan yang bukan milik Anda, yaitu memperhatikan jalan dengan penuh, mematuhi semua hukum, tidak pernah menggunakan alkohol saat mengemudi, dan menjaga kedua tangan di belakang kemudi.
7. Hanya Bepergian ke Lokasi Resmi
Menggunakan kendaraan resmi untuk perjalanan yang tidak sah menghadirkan masalah yang jauh lebih besar daripada yang disadari kebanyakan orang. Misalnya, jika Anda sedang dalam perjalanan dengan rekan kerja di van milik bisnis dan memutuskan untuk melakukan perjalanan sampingan, untuk alasan apa pun, Anda bisa meminta masalah besar. Beberapa operator asuransi dapat menolak pertanggungan penuh untuk kunjungan semacam itu, yang secara teknis dapat dianggap pribadi dan bukan resmi. Cara terbaik untuk tetap aman dan mematuhi kebijakan perjalanan adalah hanya pergi ke tempat yang diizinkan, berdasarkan tujuan perjalanan dan parameter yang tercantum dalam pedoman kebijakan tertulis apa pun.
8. Simpan Catatan Tertulis
Bahkan ketika sistem armada otomatis memelihara satu set lengkap catatan otomatis, adalah bijaksana untuk menyimpan kartu catatan kecil catatan digital Anda sendiri, daftar rute perjalanan, jam di jalan, lokasi perhentian, waktu kedatangan, dan fakta terkait lainnya. Program dan aplikasi otomatis tidak 100 persen dapat diandalkan, sehingga log sederhana dari data kunci dapat menjadi penyelamat nyata jika terjadi kegagalan sistem, kecelakaan, atau situasi tak terduga lainnya.
9. Tahu Apa yang Harus Dilakukan Jika Terjadi Kecelakaan
Sama seperti yang akan Anda lakukan pada liburan secara pribadi, simpan nama dan nomor kontak jika Anda terlibat dalam kecelakaan . Minimal, miliki nomor telepon penyedia asuransi, personel kunci perusahaan yang perlu diberi tahu, dan kontak asuransi kesehatan Anda sendiri (seperti dokter dan informasi pertanggungan jika Anda terluka).
