Skip to content
Ditulis.ID – Para pemimpin sering mencari cara untuk membangun pertumbuhan perusahaan, dan ditugaskan untuk memastikan kemajuan menuju tujuan baru dan yang sudah ada. Jenis pemikiran ini bisa disusun dengan “rencana perbaikan berkelanjutan di tempat kerja”, yang terus-menerus menantang bisnis untuk memenuhi tujuan baru.
Pada artikel ini, kami akan mendefinisikan perbaikan berkelanjutan dengan teknik tentang cara menggunakannya di tempat kerja. Kita juga akan melihat contoh rencana perbaikan berkelanjutan di tempat kerja yang baik.
Daftar Isi
Apa Itu Perbaikan Berkelanjutan?
Perbaikan berkelanjutan adalah strategi yang menjaga fokus perusahaan pada peningkatan cara mereka mengelola fungsi bisnis. Pemimpin bisa menetapkan tujuan kecil untuk dicapai setiap bulan, di samping tujuan triwulanan dan tahunan. Itu membuat perusahaan terus bergerak maju dan membangun momentum. Ada beberapa teknik berbeda yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan rencana perbaikan berkelanjutan di tempat kerja.
Bagaimana Menciptakan Budaya Perbaikan Berkelanjutan Di Tempat Kerja
Anda bisa mengikuti lima langkah berikut untuk menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan di tempat kerja yang baik:
1. Pilih Metode Yang Sesuai
Ada banyak metode perbaikan berkelanjutan di tempat kerja yang bisa Anda pilih agar sesuai dengan kebutuhan tempat kerja Anda.
Beberapa teknik peningkatan khusus meliputi:
Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Tahap pertama dalam proses adalah pengumpulan data dan informasi, tahap “rencana”. Selama tahap “lakukan”, Anda akan mengimplementasikan rencana Anda dalam skala kecil. Setelah jangka waktu yang ditentukan, Anda akan “memeriksa” hasil metode Anda dalam skala kecil dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Untuk “bertindak”, Anda akan menerapkan solusi atau metode Anda dalam skala penuh. Anda bisa mengulangi proses ini sesering yang diperlukan.
Pemetaan Aliran Kualitas
Metode ini memungkinkan tim untuk membuat visual dari proses atau metode. Mereka akan mengumpulkan informasi tentang keadaan proyek atau proses mereka saat ini, kemudian memetakan langkah-langkah yang perlu mereka ambil untuk mencapai tujuan yang diusulkan. Pemetaan aliran kualitas adalah metode lean, yang berarti membantu tim mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan waktu dan sumber daya untuk membuat proses lebih cepat dan lebih mudah.
Strategi 5S
Diterjemahkan dari bahasa Jepang, strategi 5S mencakup “”sort”, “set in order”, “shine”, “standardize” dan “sustain”. Selama tahap “sortir”, Anda akan mengidentifikasi dan menghapus semua sumber daya yang tidak dibutuhkan dari proses. Setelah mengumpulkan sumber daya yang diperlukan, Anda akan mengaturnya sehingga berada di tempat yang tepat. “Bersinar” melibatkan pembersihan dan pengaturan ruang kerja Anda secara teratur untuk menjaga alur kerja yang lancar. Saat Anda “menstandarkan”, Anda akan mengembangkan proses khusus untuk menjaga ruang kerja Anda tetap teratur. Langkah terakhir, “berkelanjutan,” berarti Anda mengizinkan karyawan untuk mengelola sendiri metode mereka sendiri.
2. Pantau Pertumbuhan
Anda harus memantau pertumbuhan secara teratur untuk memastikan bahwa tim memenuhi sasaran kinerja. Adakan pertemuan rutin untuk memastikan semua orang merasa nyaman dengan tujuan dan mempunyai sumber daya yang mereka butuhkan. Pastikan Anda mempunyai tenggat waktu khusus untuk setiap sasaran kinerja sehingga anggota tim bisa mempunyai tenggat waktu.
3. Tetapkan Tujuan Yang Bisa Dikelola
Menetapkan tujuan kecil dan realistis sangat penting untuk kesuksesan tim. Membuat tujuan bisa dikelola mendorong dan memotivasi karyawan untuk mencapainya. Misalnya, tujuan realistis untuk tim layanan pelanggan adalah meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 5% pada akhir kuartal. Sebagai tanggapan, mereka bisa meningkatkan komunikasi pelanggan dan meminta mereka memberikan saran/masukan setelah setiap interaksi.
4. Mintalah Saran/Masukan Dari Karyawan
Mempunyai tim yang berkomitmen sangat penting dan semua anggota tim harus memainkan peran aktif. Secara teratur meminta anggota tim untuk membagikan kemajuan dan kemunduran mereka bisa membantu Anda melakukan penyesuaian dan menawarkan panduan bila perlu. Karyawan mungkin juga mempunyai ide baru untuk mencapai tujuan yang tidak terlihat oleh Anda.
5. Perbarui Tim Secara Teratur
Dorong tim Anda dengan memberi mereka pembaruan tepat waktu tentang proyek dan tujuan. Pertimbangkan untuk memperbarui kemajuan tim setiap minggu sehingga mereka bisa melihat bagaimana pekerjaan mereka mempengaruhi tujuan. Ini bisa memotivasi mereka untuk tetap fokus pada tugas mereka dan dengan cepat mengatasi masalah apa pun yang perlu mereka tangani.
Contoh Perbaikan Berkelanjutan Di Tempat Kerja
Berikut adalah dua contoh metode perbaikan berkelanjutan di tempat kerja:
1. Meningkatkan Penjualan
Sebuah perusahaan menetapkan tujuan untuk meningkatkan penjualan, sehingga manajer departemen penjualan bertemu dengan tim mereka untuk membahas garis waktu dan bagaimana mereka akan mencapai tujuan tersebut. Ketika manajer mengadakan pertemuan lain satu bulan kemudian, mereka menemukan bahwa mereka mempunyai setengah dari penjualan yang mereka harapkan. Manajer meminta saran/masukan pada proses untuk melihat apakah mereka bisa memperbaikinya.
Beberapa karyawan menyebutkan bahwa mereka tidak menganggap teknik penjualan saat ini berguna, sehingga tim bekerja sama untuk mengembangkan metode baru untuk dicoba. Manajer berencana untuk bertemu dengan tim lagi dalam dua bulan. Setelah hanya satu bulan, manajer menemukan bahwa tim telah menjual 50% lebih banyak dari yang diperkirakan.
2. Tingkatkan Produk
Sebuah perusahaan perangkat lunak mempunyai produk baru yang keluar, dan tim jaminan kualitas perlu memastikan bahwa produk tersebut berfungsi dengan baik sebelum merilisnya ke publik. Tim menggunakan berbagai pendekatan untuk menguji fungsinya secara terus menerus. Ketika mereka menemukan kesalahan, tim bertemu untuk membahas apa yang menyebabkannya dan mengembangkan metode pengujian baru. Mereka mengulangi proses pengujian program dan mencoba ide-ide baru sampai program bebas dari kesalahan.
