Kemampuan Mendengarkan Secara Aktif untuk Menunjang Komunikasi

Ditulis.ID – Kemampuan komunikasi bermanfaat di dalam dan di luar tempat kerja. Memiliki kemampuan untuk mengkomunikasikan instruksi, ide, dan konsep dengan jelas bisa membantu Anda menemukan kesuksesan dalam karier apa pun. Dengan latihan, siapa pun bisa mengembangkan kemampuan komunikasi mereka dan kemampuan mendengarkan secara aktif.

Salah satu kemampuan yang paling penting dalam komunikasi yang efektif adalah mendengarkan secara aktif. Mengembangkan soft skill ini akan membantu Anda membangun dan memelihara hubungan, memecahkan masalah, meningkatkan proses dan menyimpan informasi seperti instruksi, prosedur, dan harapan.

Untuk membantu Anda memahami kemampuan mendengarkan secara aktif dan mempelajari cara meningkatkan kemampuan Anda sendiri, pertimbangkan latar belakang dan contoh berikut.

Apa Itu Mendengarkan Secara Aktif?

Mendengarkan secara aktif adalah kemampuan untuk fokus sepenuhnya pada pembicara, memahami pesan mereka, memahami informasi, dan merespons dengan penuh pertimbangan. Tidak seperti mendengarkan pasif, yang merupakan tindakan mendengarkan pembicara tanpa menyimpan pesan mereka, kemampuan komunikasi interpersonal yang sangat berharga ini memastikan Anda bisa terlibat dan kemudian mengingat detail spesifik tanpa perlu mengulang informasi.

Pendengar aktif menggunakan teknik verbal dan non-verbal untuk menunjukkan dan menjaga perhatian mereka pada pembicara. Ini tidak hanya mendukung kemampuan Anda untuk fokus, tetapi juga membantu memastikan pembicara bisa melihat bahwa Anda fokus dan terlibat. Alih-alih memikirkan dan secara mental melatih apa yang mungkin Anda katakan ketika pembicara selesai, seorang pendengar yang aktif dengan hati-hati mempertimbangkan kata-kata pembicara dan memasukkan informasi ke dalam memori.

Mengapa Mendengarkan Secara Aktif Penting Di Tempat Kerja?

Apakah Anda sedang mencari peluang kerja baru, berjuang untuk mendapatkan promosi atau bekerja untuk meningkatkan peran Anda saat ini, meningkatkan kemampuan mendengarkan secara aktif Anda akan membantu Anda sukses. Sama seperti berpikir kritis dan resolusi konflik, soft skill ini akan membantu meningkatkan nilai Anda sebagai karyawan.

Berikut adalah beberapa manfaat menjadi pendengar aktif:

Ini Membantu Anda Membangun Koneksi

Mendengarkan secara aktif membantu orang lain merasa nyaman berbagi informasi dengan Anda. Ketika Anda menunjukkan kemampuan Anda untuk dengan tulus mendengarkan apa yang orang lain katakan, orang akan lebih tertarik untuk berkomunikasi dengan Anda secara teratur. Ini bisa membantu membuka peluang untuk berkolaborasi dengan orang lain, menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, atau memulai proyek baru. Semua hal ini bisa membantu membawa Anda menuju kesuksesan dalam karir Anda.

Ini Membantu Anda Membangun Kepercayaan

Ketika orang tahu bahwa mereka bisa berbicara dengan bebas kepada Anda tanpa interupsi, penilaian, atau interjeksi yang tidak diinginkan, mereka akan lebih mungkin untuk curhat kepada Anda. Ini sangat membantu ketika bertemu dengan pelanggan baru atau kontak bisnis dengan siapa Anda ingin mengembangkan hubungan kerja jangka panjang.

Ini Membantu Anda Mengidentifikasi Dan Memecahkan Masalah

Mendengarkan orang lain secara aktif akan membantu Anda mendeteksi tantangan dan kesulitan yang dihadapi orang lain, atau masalah dalam proyek. Semakin cepat Anda bisa menemukan masalah ini, semakin cepat Anda bisa menemukan solusi atau membuat rencana untuk mengatasinya.

Ini Membantu Anda Meningkatkan Pengetahuan Dan Pemahaman Anda Tentang Berbagai Topik

Karyawan yang hebat selalu berusaha untuk mempelajari sesuatu yang baru dan mengembangkan basis pengetahuan mereka. Karena mendengarkan secara aktif membantu Anda menyimpan informasi, ini juga akan membantu Anda lebih memahami topik baru dan mengingat apa yang telah Anda pelajari sehingga Anda bisa menerapkannya di masa mendatang.

Ini Membantu Anda Menghindari Kehilangan Informasi Penting

Karena pendengar aktif sangat terlibat dengan pembicara, mereka bisa mengingat detail spesifik. Ini sangat penting ketika pembicara sedang membuktikan instruksi, melatih Anda tentang proses baru atau menyampaikan pesan yang menjadi tanggung jawab Anda untuk disampaikan kepada orang lain.

Bagaimana Menjadi Pendengar Yang Aktif

Berikut adalah berbagai latihan mendengarkan secara aktif yang bisa Anda gunakan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikasi interpersonal Anda:

Kemampuan Mendengarkan Secara Aktif Secara Verbal

Parafrase

Ringkaslah poin-poin utama dari pesan yang disampaikan pembicara untuk menunjukkan bahwa Anda sepenuhnya memahami maknanya. Ini juga akan memberi pembicara kesempatan untuk mengklarifikasi informasi yang tidak jelas atau memperluas pesan mereka.

Contoh: “Jadi maksud Anda adalah, sistem pengelolaan konten Anda saat ini tidak lagi memenuhi kebutuhan teknis tim Anda karena tidak mendukung file video besar.”

Ajukan Pertanyaan Terbuka

Ajukan pertanyaan yang menunjukkan bahwa Anda telah mengumpulkan intisari dari apa yang mereka bagikan, dan memandu mereka untuk berbagi informasi tambahan. Pastikan pertanyaan-pertanyaan ini tidak bisa dijawab dengan “ya” atau “tidak” yang sederhana.

Contoh: “Anda benar—prosedur orientasi bisa menggunakan beberapa pembaruan. Perubahan apa yang ingin Anda lakukan pada proses selama enam bulan ke depan?”

Ajukan Pertanyaan Terperinci Yang Spesifik

Ajukan pertanyaan langsung yang memandu pembaca untuk memberikan lebih banyak detail tentang informasi yang mereka bagikan atau mempersempit subjek atau topik yang luas.

Contoh: “Ceritakan lebih banyak tentang beban kerja Anda saat ini. Manakah dari proyek ini yang paling memakan waktu?”

Gunakan Afirmasi Verbal Pendek

Pernyataan singkat dan positif akan membantu pembicara merasa lebih nyaman dan menunjukkan bahwa Anda terlibat dan mampu memproses informasi yang mereka berikan. Afirmasi verbal kecil membantu Anda melanjutkan percakapan tanpa mengganggu pembicara atau mengganggu aliran mereka.

Contoh: “Saya mengerti.” “Jadi begitu.” “Ya, itu masuk akal.” “Saya setuju.”

Tunjukkan Empati

Pastikan pembicara memahami bahwa Anda bisa mengenali emosi mereka dan membagikan perasaan mereka. Dengan menunjukkan belas kasih, bukan hanya merasakannya, Anda bisa terhubung dengan pembicara dan mulai membangun rasa saling percaya.

Contoh: “Saya sangat menyesal Anda berurusan dengan masalah ini. Mari kita cari tahu beberapa cara yang bisa saya bantu. ”

Bagikan Pengalaman Serupa

Membahas situasi yang sebanding tidak hanya akan menunjukkan kepada pembicara bahwa Anda telah berhasil menafsirkan pesan mereka, tetapi juga bisa membantu dalam membangun hubungan. Jika pembicara telah berbagi masalah, memberikan masukan dari bagaimana Anda memecahkan tantangan serupa sangat berharga bagi orang lain.

Contoh: “Saya juga kesulitan memulai program ini. Tapi itu menjadi jauh lebih mudah. Setelah hanya beberapa minggu, saya merasa benar-benar nyaman menggunakan semua fitur.”

Ingat Informasi Yang Dibagikan Sebelumnya

Cobalah untuk mengingat konsep-konsep kunci, ide-ide, atau poin-poin penting lainnya yang telah disampaikan pembicara kepada Anda di masa lalu. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak hanya mendengarkan apa yang mereka katakan saat ini, tetapi Anda bisa menyimpan informasi dan mengingat detail spesifik.

Contoh: “Minggu lalu Anda menyebutkan menambahkan koordinator yang lebih senior untuk membantu akun ini, dan menurut saya itu ide yang bagus.”

Kemampuan Mendengarkan Secara Aktif Non Verbal

Anggukan

Menawarkan pembicara beberapa anggukan sederhana menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan. Sebuah anggukan adalah isyarat yang membantu dan mendukung, dan tidak serta merta menunjukkan bahwa Anda setuju dengan pembicara—hanya bahwa Anda bisa memproses makna pesan mereka.

Senyum

Seperti anggukan, senyum kecil mendorong pembicara untuk melanjutkan. Namun, tidak seperti anggukan, itu menunjukkan bahwa Anda setuju dengan pesan mereka atau Anda senang dengan apa yang mereka katakan. Senyum bisa menggantikan penegasan verbal singkat dalam membantu meredakan ketegangan apa pun dan memastikan pembicara merasa nyaman.

Hindari Gerakan Yang Terganggu

Sedang tetap bisa mengkomunikasikan fokus. Untuk melakukan ini, cobalah dan hindari gerakan seperti melirik jam tangan atau ponsel Anda, mendesah, mencoret-coret atau mengetuk pena. Anda juga harus menghindari pertukaran komunikasi verbal atau kemampuan nonverbal dengan orang lain yang mendengarkan pembicara. Hal ini bisa membuat pembicara merasa frustasi dan tidak nyaman.

Pertahankan Kontak Mata

Selalu perhatikan pembicara dan hindari melihat orang atau benda lain di dalam ruangan. Pastikan untuk menjaga pandangan Anda tetap alami, gunakan anggukan dan senyum untuk memastikan Anda mendorong mereka daripada membuat pembicara merasa terintimidasi atau tidak nyaman.

Dengan menerapkan teknik verbal dan non-verbal di atas ke dalam percakapan di masa mendatang, Anda bisa berupaya mengembangkan hubungan yang lebih kuat dan mempertahankan lebih banyak informasi dari interaksi di tempat kerja Anda. Mendengarkan secara aktif membutuhkan latihan untuk meningkatkan dan mempertahankan. Semakin sering Anda menggunakan teknik ini, semakin alami mereka.